jueves, 21 de marzo de 2013

Sistema para la toma de Decisiones 5.10

Concepto de Sistemas de Información Estratégicos
Los sistemas de información además de automatizar las tareas operativas de las empresas, aprovechan las oportunidades para lograr ventajas competitivas mediante enfoques estratégicos.
Actualmente los SI son una herramienta para mejorar la estructura competitiva de los negocios como mejores servicios al cliente, nuevos productos, oportunidades de inversión, etc. Tienen influencia en la productividad de la empresa y la reducción de costos.

Sistema para la toma de Decisiones 5.9

Concepto de Sistema Experto
Los Sistemas Expertos
Son programas de ordenador, destinados a simular el razonamiento humano de expertos en un determinado campo, para resolver problemas concretos, poseen los siguientes componentes:
  • Base de conocimientos con reglas de inferencia y hechos relevantes para los expertos.
  • Memoria de trabajo que recoge la descripción del problema.
  • Motor de inferencia, interpreta y aplica las reglas, a través de un programa informático que recoge el razonamiento de los expertos.
  • Subsistema de explicaciones, permite obtener explicaciones parciales, de cada parte del proyecto que se está analizando.
  • Subsistema de adquisición de conocimientos, permite añadir modificaciones o nuevas aplicaciones en el sistema.
Las funciones que desarrollan los sistema expertos son:
  • Interpretación de fenómenos a partir de datos observados.
  • Previsiones o inferencia de consecuencias probables.
  • Diagnóstico de problemas según los datos observados.
  • Configuración de determinadas especificaciones y restricciones del modelo.
  • Planificación de la secuencia de acciones a realizar, teniendo en cuenta las restricciones.
  • Control resultados-previsiones.
  • Formación en la resolución de problemas en la empresa, por el método de consulta.
  • Toma de decisiones en una secuencia de actividades a partir de la identificación del problema.
Los sistemas de expertos aún están en fase de desarrollo, pero constituyen un aprendizaje organizacional en la forma de tomar decisiones.
Para perder la rigidez, se diseña un proceso flexible que permita realizar aproximaciones sucesivas a través de prototipos, así como la participación de los responsables de tomar decisiones en los SAD y no generar desequilibrios en el crecimiento de las TI en la empresa.

Sistema para la toma de Decisiones 5.8

Ofimática
Concepto de Ofimática
Ofimática es la perspectiva que estudia el uso de tecnologías de la información en el trabajo de las oficinas. En este sentido pueden servir como modelo teórico de análisis de entornos ofimáticos los excelentes trabajos de Sáez Vacas sobre ofimática, complejidad e innovación tecnológica en la organización.
Es un estilo de hacer las cosas, mas que una disciplina.
Un entorno ofimático de trabajo es aquel orientado a la producción de documentos por un trabajador no informático, basado en aplicaciones de propósito general, que apoyan su trabajo técnico, permitiéndole elaborar documentos, organizar información y comunicarse con su entorno organizativo. Quedan excluidos los sistemas de información corporativos, estructurados y bajo la supervisión de analistas informáticos, orientados hacia datos estratégicos y operacionales.
Características Generales de la Ofimática
La ofimática se ocupa de problemas variados, inestructurados o parciales con cargo a individuos de profesión no informática.
Trata de pequeñas masas de datos y una información básicamente orientada al mantenimiento dinámico de las relaciones estructurales de la empresa dentro de un entorno determinado. En lo que tiene de informática, lo es sobre todo textual y de comunicaciones. En consecuencia, excluye las grandes funciones de producción de la empresa: tratamiento científico, cálculo de nóminas, gestión de stocks, contratación o gestión de servicios sistemáticos a clientes, control de procesos industriales, supervisión de procesos energéticos, facturación en masa, simulación de procesos físicos, conmutación de redes, distribución, etc.. Las excluye pero se conecta con ellas.
La ofimática se inserta dentro de la variable cantidad de caos que existe dentro de un sistema sociotécnico como es la organización. Son herramientas y sistemas adaptados a la desestructuración, al individuo, a la creatividad.
El Trabajador del Conocimiento y la Documentación Personal
Sobre la jerarquía de los puestos de trabajo en la organización, se sitúa en un nivel intermedio un grupo denominado trabajadores del conocimiento (knowledge workers), expresión del teórico Peter Drucker, y que se conoce a veces como simplemente técnicos. Las necesidades de gestión de información de este tipo de trabajador, cualificado, pero todavía no situado en los puestos de dirección, son las que más se adaptan a los modelos ofimáticos de organización y manejo de información que aquí se plantean.
De esta manera se puede volver a definir ofimática como "aplicaciones y sistemas informáticos de propósito general de apoyo al trabajo intelectual"
Las funciones de los trabajadores del conocimiento suelen implicar un uso intensivo de documentación, tanto la consulta y explotación de fuentes documentales como la creación de múltiples informes, proyectos, evaluaciones, etc. Actualmente el apoyo que prestan los sistemas y herramientas informáticas a la productividad de estos trabajadores es precario. Disponen de mayor capacidad de manipular datos mediante aplicaciones ofimáticas estándares, de organizar información en bases de datos, de realizar consultas al almacén de datos corporativos.
Los sistemas informáticos tienen hábilmente encauzada la que se puede llamar etapa de sistemas de información operativo-estratégicos, el proceso de datos. Sin embargo afrontan con dificultades la información no estructurada que forma el sistema nervioso de la organización. Mientras que "el trabajo es dinámico y multidimensional, las tecnologías orientadas hacia la máquina han dado como resultado sistemas estáticos y unidimensionales".
La aplicación de conocimiento es común a todos los puestos de trabajo, y por ello, en mayor o menor medida, el problema ofimático afecta a todos. En el resto de los niveles de la organización ( alta dirección, dirección táctica, trabajadores de datos y operarios) las aplicaciones se van especializando más, permitiendo un mayor grado de diseño estructurado, como puede el ser la gestión de almacenes, contabilidad, sistemas de control de fabricación y seguimiento de operaciones. En la alta dirección las aplicaciones estrella son aquellas de soporte a la decisión (DSS) y de análisis de datos, así como el control.
La función técnica, el trabajo intelectual, en la organización suele llevar asociada la documentación personal. Cada individuo desarrolla su propio archivo personal, en archivos ofimáticos y papel. En esta documentación está una parte importante del caudal de conocimientos del técnico. Se caracteriza por ser una ayuda directa en el trabajo, exigir un tratamiento sencillo y desviado del tratamiento documental estándar, subjetividad, y sobre todo por no suponer un estorbo al trabajo.
Sin embargo la producción y acceso a documentos en entornos ofimáticos hace que se alcance más rápidamente un volumen crítico y complejidad creciente. Además se produce una fractura entre Conocimientos de la organización / conocimientos de los trabajadores, de modo que la documentación almacenada en estos sistemas no aumenta el potencial informativo de la organización como sistema.
Historia
Las primeras aplicaciones de la informática fueron sobre los datos y las operaciones. Existen modelos de datos, metodologías de diseño de sistemas, etc. que permiten controlarlos. Por ello la primera aplicación ofimática que fue en gran éxito en las organizaciones fue la Hoja de Cálculo Lotus, que permitía operar con datos, hacer cálculos dinámicos. De esta manera los datos se acercaban al técnico, que podía trabajar con ellos cómodamente, de manera creativa, y crear documentos. La aplicación ofimática se caracteriza por crear documentos. Por ello el programa ofimático por excelencia es el Procesador de Texto. Alrededor de estos dos programas han ido apareciendo otras aplicaciones: bases de datos, agendas, programas de presentaciones, etc. junto con aplicaciones especializadas tales como diseño gráfico, diseño técnico, gestores documentales, etc.
Este tipo de aplicaciones se encuentra bajo un doble paradigma: PARADIGMA DEL ARCHIVO Y PARADIGMA DE LA APLICACIÓN.
  • Paradigma del archivo: Cada documento es un archivo del sistema operativo, que el usuario debe guardar con un nombre, en un directorio de la unidad de almacenamiento. Este paradigma recientemente ha superado el síndrome de los ocho caracteres o del MS-DOS.
  • Paradigma de la aplicación: Cada tipo de documento se manipula por una aplicación concreta. No solo se segmenta por tipos (texto, datos, gráficos) sino que también por nombre del producto concreto (Word, WordPerfect, AmiPro)
En conjunto esto supone unos sistemas ofimáticos orientados a la aplicación, donde el usuario ve programas, y a través de los cuales abre archivos, que equivalen a documentos reales.
La evolución reciente de estas aplicaciones ha tendido hacia la Integración, lo que significa poder compartir datos entre aplicaciones y acceso simultáneo y homogéneo a las funcionalidad de cada programa. Esta integración es la que se ha llamado Paquetes integrados, Suites y recientemente Office. Esta integración ha sido facilitada por los entornos gráficos, Windows y Mac, y promete mejorar el entorno de trabajo, haciéndolo más cómodo.
Ofimática cooperativa: Redes, Comunicaciones y Trabajo en Grupo
El concepto de ofimática se ha venido asociando al entorno del PC, al ordenador aislado, que ha sido la herramienta asistente del trabajador del conocimiento. Aunque el PC se encontrase conectado a una red, las funciones documentales (creación de documentos de conocimiento) estaban ajenas en parte al entorno de red que permitía compartir impresoras, acceder a bases de datos corporativas, ejecutar programas en red, o funciones rudimentarias de archivo tales como unidades de red compartidas por grupos.
En los últimos años, y en especial dentro de las organizaciones, ha tenido un impulso tremendo el trabajo en redes de ordenadores. Incorporan a las estaciones de trabajo la comunicación a través de correo electrónico, al acceso a bases de datos documentales, el flujo de trabajo y la apertura a los recursos de información de Internet. Se puede entender como una combinación de documentos y comunicaciones. Esta realidad exige incluir dentro del paradigma ofimático documental nuevos aspectos.
Las aplicaciones de trabajo en grupo (groupware) se venden como el santo grial para afrontar la crisis de información de las organizaciones. La mayoría de ellas pretenden integrar el correo electrónico y las posibilidades de comunicación dentro de un sistema de información corporativo, a través de foros, grupos de discusión, boletines, etc. Al mismo tiempo también posibilitan el acceso a bases de datos corporativas de documentos, intentando multiplicar la potencia documental de las organizaciones, y conectando estos depósitos documentales con el Sistema de Información.
En este tipo de aplicaciones se engloban los programas de Gestión Electrónica de Documentos, que ofrecen un entorno de trabajo orientado al documento, en todo su ciclo vital: creación, circulación, archivo, eliminación, difusión, recuperación, etc. Estas aplicaciones pueden ser muy ambiciosas en su concepción del sistema documental, integrando todos los tipos de organización de información disponibles y todos los tipos de documentos. Los componentes de esta tecnología son:
  • IMAGING: Por Imaging se entiende el conjunto de técnicas para el proceso de imágenes de documentos. Esto es: digitalizar documentos en papel, presentarlos en pantalla. También se asocia a estas técnicas el control del almacenamiento en soportes ópticos.
  • OCR: Asociada a las técnicas de imaging, pero con entidad para constituir una disciplina propia, el reconocimiento óptico de caracteres es su complemento ideal. Permite una digitalización no solo del documento físico, sino también de la información en el contenida.
  • Groupware: Sobre la estructura tecnológica de las redes, que permiten compartir recursos informáticos (Impresoras, aplicaciones, archivos) estas aplicaciones permiten compartir información: correo electrónico, documentos compartidos, agendas corporativas, grupos de discusión, etc.
  • Flujo de trabajo: Aunque podría incluirse dentro del groupware, son un conjunto de técnicas para planificar el proceso de información en conjunto, la circulación controlada de documentos, con elobjeto de agilizar los procesos operativos de una organización (workflow).
  • SGD: Aplicaciones que permiten organizar y recuperar información, contenida en registros odocumentos. Explotan las posibilidades de búsqueda documental y en texto libre.
  • SGBD relacionales: Permiten sistematizar los datos de la organización. Son sistemas de información muy normalizados: gestión económica, almacenes, personal. Gestionan gran cantidad de datos de forma muy coherente.
  • Ofimática: Aplicaciones informáticas de apoyo al trabajo intelectual: procesadores de texto, hojas de cálculo, agendas, bases de datos. Son usadas por los trabajadores para procesar y organizar información. Generan gran cantidad de documentos digitales y maneras alternativas de acceso a la información.
  • Bases de Datos multimedia: Todo puede ser digitalizado. La tendencia es a integrar en los mismos sistemas documentales cualquier tipo de documento digital, y sobre todo a la creación de documentos compuestos.
El reto para la ofimática cooperativa es el de los documentos compartidos. No basta con poder enviar documentos por correo electrónico, o tener unidades de almacenamiento en red, sino que es necesario poder elaborar documentos en equipo, y que los documentos no sean entidades aisladas, sino que se integran dinámicamente en un sistema corporativo, a todos los niveles: individual, departamentos, grupos de trabajo, delegaciones y organización.
Por otro lado las telecomunicaciones han entrado en su madurez documental, una vez superada la etapa de los terminales, en la que el acceso a la información no permitía su manipulación como documentos, sino solo la consulta. Podemos decir que Internet es ofimático, pues no se aísla del resto de las aplicaciones de escritorio. Los documentos web se pueden integrar en el sistema documental, y las aplicaciones ofimáticas se usan para generar información web. De esta manera puede crecer aceleradamente el número de documentos en circulación dentro de un sistema, haciéndose necesario un entramado lógico que permite su gestión eficaz. También plantea un nuevo tipo documental: el hiperdocumento. Se caracteriza por basarse en las relaciones asociativas entre elementos de distintos documentos, e integrar información multimedia.
La máquina documental
El ordenador no es únicamente una máquina de cálculo, sino un procesador simbólico. Y como tal puede entenderse en su conjunto, ya sea un ordenador aislado o una red, como un sistema documental, donde se plantean los problemas tradicionales de archivo, respresentación y recuperación de información. Se añade sin embargo a las tareas documentales la de elaboración.
Es pues un artefacto que asume todas las tareas de la teoría de la cadena documental en sentido extendido. Ya Paul Otlet recoge en su tratado esta tecnología tipo, denominándola Máquina documental (Izquierdo, 1995, pp.126-127). No estamos ya hablando de un computador digital.
Tratamos con una maquina que procesa documentos, y que permite tratar como documentos las comunicaciones, los datos, etc.. Las operaciones de documentar y crear, quedan unidas en una misma herramienta tecnológica, que está abstraída de las restricciones de los sistemas operativos tradicionales.
La máquina documental es un sistema informático donde todas las funciones que se realizan con documentos están enmarcadas en un diseño previo que garantiza su archivo y recuperabilidad. En realidad más que una aplicación concreta sería un entorno de trabajo que sustituye gran parte de la interacción entre usuario y sistema a un alto nivel. No sustituye al Sistema Operativo en las tareas básicas de mantenimiento, entrada/salida y gestión de dispositivos, sino en las de organización y presentación lógica de la información. En este sentido el estándar ATRIO (Almacenamiento, Tratamiento y Recuperación de Información de Oficinas) plantea como objetivo que el trabajador podrá "generar información a través de procesadores de texto y hojas de cálculo y almacenarla y recuperarla, tanto en imagen como en texto, desde una única interfaz.
ATRIO supera, pues, el tradicional concepto de Gestión Electrónica de Documentos (GED), para entrar de lleno en el aún más moderno y eficiente concepto de Gestión Integrada de Documentos (GID). Podríamos llamar a esto un Sistema Operativo Documental, situado un nivel por encima del S.O. habitual, que gestiona las operaciones con documentos.
Por otro lado la máquina documental está orientada al individuo. Todo sistema documental debe estar cercano a la estructura mental de su usuario, de tal manera que sea en primera instancia un sistema documental personal, subjetivo, particular, pero al mismo tiempo integrado con el sistema documental de la organización.

Sistema para la toma de Decisiones 5.7

Concepto de STDG
Sistemas de Información para la Toma de Decisiones en Grupo
Como se mencionó anteriormente, los SSTD intervienen apoyando la toma de decisiones de un individuo, de ahí que surja una clasificación de sistema de información enfocado a la toma de decisiones en grupo denominada Group Decision Support System (GDSS) los cuales tienen como objetivo primordial apoyar la toma de decisiones en grupo.
Los GDSS permiten a los miembros de un grupo tener acceso simultaneo a archivos comunes y bases de datos de tal manera que los miembros del grupo puedan trabajar en la misma tarea: en el mismo lugar, al mismo tiempo.

Sistema para la toma de Decisiones 5.6

Concepto de Grupomática
Grupomática
El hardware, software y las tecnologías no electrónicas de la empresas que permiten que las reuniones y la formación de equipos de trabajo operen mas eficientemente con el aprovechamiento del tiempo y la disminución de los traslados y discusiones, se conoce como grupomática.
Es necesario por lo tanto que los gerentes de todos los niveles y el personal de informática tengan conocimientos de las tecnologías existentes y las posibles formas de aplicación para hacer el trabajo en equipo más eficiente.
Concepto
Grupomática es el conjunto de herramientas que apoyan el proceso grupal para perfeccionar su desempeño. Se le conoce también como: Tecnología de coordinación, Sistemas de apoyo a decisiones grupales o tecnologías interactivas.
Esas herramientas pueden ser electrónicas o no y están al alcance de los grupos de trabajo o equipos.
Por lo general los grupos profesionales no conocen sus necesidades en lo que se refiere al uso de nuevas tecnologías o procesos.
La grupomática surge por las siguientes necesidades:
  • Velocidad de cambios.
  • Competencia, globalización.
  • Alianzas.
  • Mercados Electrónicos.
  • Sistemas de información centralizados.
Con estas necesidades se debe desarrollar la eficacia de los equipos, para ello se requiere comprender las visiones y misiones, reunir a los participantes adecuados de acuerdo al proyecto, comunicarse, evaluar información, tomar decisiones oportunas, terminar los proyectos a tiempo, realimentarse.

Mapa de la grupomática
Existen cuatro condiciones o casos donde se presenta la grupomática, en función de las variables de tiempo y lugar, las cuales se visualizan en un mapa llamado Mapa de las Cuatro esquinas, en la siguiente tabla:
    Tiempo Lugar
    1 Mismo Mismo
    2 Mismo Diferente
    3 Diferente Mismo
    4 Diferente Diferente

Esquina Mismo Tiempo / Mismo Lugar
La mayor parte de las reuniones estamos acostumbrados a realizarlas en el mismo tiempo y en el mismo lugar, donde se constituyen los grupos interactivos, son beneficiosas por la interacción de las personas, el frente a frente, etc., pero son improductivas porque muchas veces no se sabe conducir, se desconoce la tecnología de apoyo o se usan herramientas inadecuadas. Actualmente se cuanta con herramientas que pueden auxiliar en estos casos como el data show, video bin, estaciones de trabajo.

Diferente Tiempo / Diferente Lugar
Entre las Herramientas están el correo de voz, son teléfonos con contestador que permiten dejar largos mensajes y las conferencias computarizadas.
Elementos de la Grupomática
  • Teléfono
  • Teléfono con altavoz
  • Audioconferencia
  • Correo de Voz
  • Computador Personal
  • Redes de área local y extendida
  • Correo electrónico
  • Conferencia computarizada
  • Rotafolios,
  • Pizarrones blancos
  • Retroproyectores
  • Video bin
  • Soporte de decisiones en grupo
  • Enlaces de Red
  • Modems
  • Etc.

Sistema para la toma de Decisiones 5.5

Concepto de SI para Ejecutivos
Un SIE (EIS por sus siglas en ingles) es un sistema de información para directivos que permite automatizar la labor de obtener los datos más importantes de una organización, resumirlos y presentarlos de la forma más comprensible posible, provee al ejecutivo acceso fácil a información interna y externa al negocio con el fin de dar seguimiento a los factores críticos del éxito.

Los SIE (EIS) se enfocan primordialmente a proporcionar información de la situación actual de la compañía y dejan en un plano secundario la visualización o proyección de esta información en escenarios futuros.

Sistema para la toma de Decisiones 5.5

Características de los SSTD
  • Interactividad 
  • Tipo de Decisiones.
  • Frecuencia de Uso
  • Variedad de Usuarios.
  • Flexibilidad.
  • Desarrollo.
  • Interacción Ambiental.
  • Comunicación Interorganizacional.
  • Acceso a Bases de datos.
  • Simplicidad.
Para que un Sistema de Información sea un Sistema para el apoyo a las decisiones debe poseer las siguientes características:
  • Interactividad: que el sistema sea amigable e interactúe con el usuario.
  • Tipo de Decisiones: que sirva de apoyo en el proceso de toma de decisiones estructuradas y no estructuradas.
  • Frecuencia de Uso: los ejecutivos de los niveles medios y altos requieren usarlos frecuentemente para desempeñar sus funciones.
  • Variedad de Usuarios: lo utilizan usuarios de diferentes áreas en la empresa: administración, finanzas, producción, etc.
  • Flexibilidad: se adapta a diferentes estilos administrativos: participativos o autocráticos.
  • Desarrollo: permite el desarrollo de modelos de decisión.
  • Interacción Ambiental: puede recibir información externa para conformar los modelos de decisión.
  • Comunicación Interorganizacional: facilita la comunicación entre los diferentes niveles organizacionales mediante resumen y gráficos.
  • Acceso a Bases de Datos: accesan información de la base de datos corporativa.
  • Simplicidad: fácil de utilizar.
  • Apoyo a las decisiones semiestructuradas
  • Flexibilidad en la especificación de los resultados
  • Facilidad de uso y desarrollo Respuesta rápida
  • Alto grado de control por parte del usuario
  • Enfoque en administración media-superior
  • Capacidades interactivas
  • Uso de modelos
  • Dificultad en la justificación de costos
  • Desarrollo evolutivo
  • Enfoque de efectividad de los administradores mas que la efiencia
Tareas que un SSTD desempeña :
  • Obtención de datos
  • Reconfiguración de datos
  • Actividades de calculo y Análisis
Propósito
 Tienen como objetivo ayudar al gerente en el proceso de toma de decisiones permitiéndole evaluar, mediante el usos de modelos automatizados de decisión, control, simulación, diferentes alternativas

Sistema para la toma de Decisiones 5.4

Tipos de SSTD
 Como se mencionó en temas anteriores los Sistemas de Información y Decisión Gerencial se clasifican en:
  • Sistema de Soporte a la toma de Decisiones (DSS: Decisión Support Systems)
  • Sistema de Información para Ejecutivos (EIS: Executive Information Systems)
  • Sistema para la toma de decisiones en grupos (gdss: Group Decision Support Systems)
  • Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones (EDSS: Expert Decisión Support Systems):
A continuación se explican brevemente:
  • Sistema de Soporte a la toma de Decisiones (DSS: Decisión Support Systems: Tienen como finalidad apoyar a la toma de decisiones mediante la generación y evaluación sistemática de alternativas o escenarios de decisión con modelos y herramientas computacionales
  • Sistema de Información para Ejecutivos (EIS: Executive Information Systems): Dirigidos a apoyar el proceso de toma de decisiones de los altos ejecutivos de una organización.
  • Sistema para la toma de decisiones en grupos ( GDSS: Group Decision Support Systems): logran la participación de un grupo de personas durante la toma de decisiones en ambientes de anonimato y consenso, apoyando decisiones simultáneas.
  • Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones (EDSS: Expert Decisión Support Systems): permiten cargar bases de datos de conocimientos que se integran por una serie de reglas de sentido común para que los usuarios las consulten y apoyen la toma de decisiones.
Los sistemas de soporte de decisiones están enfocados a niveles de alta gerencia dentro de las organizaciones, por ejemplo los sistemas de información ejecutivos.
Tipos de sistema de apoyo o soporte para la toma de decisiones
 Los SSTD pueden clasificarse sobre la base de:
  • El área funcional (ventas, planeación, investigación). Por ejemplo, "sistema de soporte de ventas" "sistema de información de mercadotecnia"
  • Los niveles a los que apoya (táctica, operacional, estratégica, o administración media). Por ejemplo, los sistemas de apoyo a la toma de decisiones que están orientados a ejecutivos, a menudo se refieren como Executive Support System (ESS) o Executive Information System (EIS)
  • La clasificación más usual contrasta orientación a datos versus orientación a modelos: [Alter(1983)] uso 50 SSTDs en estudios de casos y distinguió entre sistemas en las bases del grado en cual las salidas del sistema pueden influenciar directamente una de decisión corporativa. El enfoque es en las operaciones genéricas desarrolladas por el uso de SSTD, no el tipo de problema.
  • En un extremo están los sistemas orientados a datos, que simplemente apoyan la recuperación de información. En el otro extremo los SSTDs toman decisiones.
  • SSTDs también pueden clasificarse sobre la base de los productos: SSTD específicos, generadores de SSTDs, y herramientas de SSTDs.

Sistema para la toma de Decisiones 5.3

Definición de SSTD
Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones (DSS)
Estos sistemas también llamados para la toma de decisiones tienen como objeto ayudar al gerente en el proceso de toma de decisiones permitiéndole evaluar, mediante el uso de modelos automatizados de decisión, control y simulación, diferentes alternativas.
Son un conjunto de programas y herramientas que permiten obtener de manera oportuna la información que se requiere durante el proceso de toma de decisiones que se desarrolla en un ambiente de incertidumbre. Estos programas deben proporcionar la mayor cantidad de información relevante en el menor tiempo posible con el fin de decidir lo mas adecuado.
Las empresas deben contar con una infraestructura tecnológica adecuada con elementos hardware, software, bases de datos y telecomunicaciones con el fin de lograr los tres objetivos de cualquier SI y para que puedan operar los Sistemas de apoyo a la Decisiones y los Sistemas de Información Estratégicos.
Clasificación de los Sistemas de Información y Decisión Gerencial
  • Sistema de Soporte a la toma de Decisiones (DSS: Decisión Support Systems)
  • Sistema de Información para Ejecutivos (EIS: Executive Information Systems)
  • Sistema para la toma de decisiones en grupos (gdss: Group Decision Support Systems)
  • Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones (EDSS: Expert Decisión Support Systems)
Otra definición de Sistemas de Soporte de Decisiones:
SSD son sistemas que ayudan a los administradores a tomar decisiones no estructuras en situaciones en las cuales el juicio humano es una contribución importante para el proceso de la solución de problemas.
Una decisión se considera no estructurada si no existen procedimientos claros para tomarla.
SSD apoyan decisiones semiestructuradas. Si una decisión es completamente estructurada (no se requiere juicio humano), entonces el sistema puede reemplazar al humano... ¿cual es el apoyo entonces? Por otro lado, si el problema es completamente no estructurado, no puede existir el soporte de la decisión.

Sistema para la toma de Decisiones 5.2

Tipos de Decisiones
Tipos de Decisiones:

  1. Determinísticas: Sin riesgo ni incertidumbre. Son raras.
  2. Probabilísticas:
  • Cerradas: Alternativas de actuación, consecuencias bien definidas.
Estáticas: Sin cambios.
Dinámicas
: Las alternativas y las consecuencias cambian.
  • Abiertas: Alternativas, consecuencias e hipótesis no están definidas, requieren estructuración previa a la decisión.
  • Decisión Vocacional: En la siguiente figura se describen las decisiones en la organización.

Sistema para la toma de Decisiones 5.1

El Proceso de Toma de Decisiones
 La toma de decisiones es una de las actividades mas comunes en las empresas, en todos los niveles.

Tipos de Decisiones
  1. Determinísticas:
  2. Probabilísticas:
  3. Sin riesgo ni incertidumbre. Son raras.
  • Cerradas: Alternativas de actuación, consecuencias bien definidas.
Estáticas: Sin cambios.
Dinámicas: Las alternativas y las consecuencias cambian.
  • Abiertas: Alternativas, consecuencias e hipótesis no están definidas, requieren estructuración previa a la decisión.

Areas de Decisión
  • Planeación Estratégica.
  • Control Administrativo.
  • Control Operacional.
La planeación estratégica se orienta a decisiones a largo plazo, como el desarrollo de objetivos y la asignación de recursos, un ejemplo sería el lanzamiento de un nuevo producto. El Control Administrativo es a mediano plazo como por ejemplo el desarrollo de un nuevo sistema de información. Las de control operacional se centran en problemas cotidianos como una orden de compra.
El proceso de toma de decisiones siguiendo el modelo de Simon puede resumirse en fases o etapas:
  • Reconocimiento del problema
  • Generación de alternativas de solución para el problema.
  • Evaluación de las alternativas y selección de la mejor.
  • Seguimiento de la selección.
Modelos de Decisión
Modelo de Nixon & Glover 1984:
Etapas:
1. Definición del problema.
2. Selección de objetivos.
3. Estrategias (contar con recursos)
4. Puesta en práctica.
5. Evaluación.
Modelo de Krumboltz 1983:
 Se trata de un modelo fundamentalmente de decisión vocacional.
1. Definir el problema
  • Explorar e identificar el problema.
  • Examinar las expectativas y las creencias.
  • Establecer fines.
2. Establecer plan
  • Trazar plan.
  • Fijar tiempos.
3. Identificar alternativas
  • Informarse de opciones.
  • Examen lógico de dificultades.
4. Evaluación de sí mismo
  • Evaluar destrezas.
  • Clarificar valores.
  • Priorizar necesidades.
5. Investigar resultados posibles
  • Estudiar consecuencias de cada alternativa.
  • Estudiar costes de cada alternativa.
  • Estudiar beneficios de cada alternativa.
6. Eliminar sistemáticamente alternativas
  • Comparar costes - beneficios de las alternativas.
  • Eliminar alternativas.
7. Fijar acción
  • Desarrollar tentativas.
  • Hacer planes.
La Toma de Decisiones
Herbert Simon, Premio Nobel de economía, afirma que la toma de decisiones es sinónimo de gerencia. El gerente es un tomador de decisiones.
El proceso de toma de decisiones básicamente consiste en la escogencia de una entre varias alternativas. Pero no se trata de un proceso sencillo porque ocurre bajo una serie de condiciones entre las que destacan poca información, riesgos, incertidumbre, conflicto o peor aún, bajo la certidumbre de las reacciones que provocará la decisión tomada.
Cada día y en cualquier circunstancia se toman decisiones pero no siempre se tiene claro cual es el proceso por el cual se toman las mejores decisiones. aún y bajo la presión del tiempo.
Toda toma de decisión parte de la identificación de un problema, luego se establecen los criterios de solución, la evaluación de las alternativas de solución y la escogencia de una e ellas.
Por ejemplo una persona debe solucionar el problema de cómo transportarse a diario a su trabajo, para solucionar este problema necesita recolectar información sobre todo el transporte disponible en la ciudad. A la hora de evaluar las alternativas de solución descarta los helicópteros por absurdos, las motocicletas por peligrosas, las bicicletas por cansadas y el caminar por cuestión de tiempo, decide analizar seriamente el taxi, el autobús y el automóvil. Nuevamente procede a evaluar las alternativas y descarta el taxi por lo caro y las dificultades de disposición, descarta el autobús por lento e incómodo y decide quedarse con la alternativa de comprar un carro. En este punto hay un problema resuelto y una decisión tomada pero se abre un nuevo ciclo preguntándose cuantos sistemas para comprar carro hay disponibles, cuantos tipos y marcas de carros hay en el mercado, etc.
La definición de alternativas depende de la necesidades y condiciones específicas de cada momento. Simon plantea que si se tienen muchas soluciones, hay que elevar los criterios y si hay muy pocas, se deben bajar los criterios. Según estudios psicológicos, los seres humanos podemos manejar entre siete y tres alternativas simultáneamente.
  1. Cómo Tomar Mejores Decisiones
Lo primero que se necesita es manejar toda la información disponible. Esto implica dedicar tiempo a la búsqueda de datos. En el caso del gerente esta debe ser una actitud permanente que implica estar al tanto de las noticias y de reuniones con colegas. Esta suele ser una de las actividades más incomprendidas pues muchos de los empleados piensan que el jefe está perdiendo el tiempo.
El segundo paso consiste en tratar de usar métodos cuantitativos. Una persona decide pedir un préstamo para comprar una casa, sabe que las tasas de interés para préstamos personales están en el nivel más bajo e los últimos años y sabe también que los prestamos a nombre de empresas son reducibles del impuesto sobre la renta, esto le plantea dos opciones y para evaluarlas debe utilizar métodos cuantitativos tan solo un poco más complejos de los que se usan en las compras cotidianas.
El proceso de toma de decisiones es bastante complejo y sin embargo se reproduce a cada momento en el funcionamiento de nuestro cerebro. El cerebro humano es como una computadora que, a través de reacciones químicas, detecta problemas, recoge información y analiza opciones. El lado izquierdo del cerebro se encarga de portar la soluciones lógicas y de un carácter mecánico, el lado derecho aporta ideas creativas e innovadoras.
Esta misma situación se presenta en las empresas en las cuales algunos sectores y departamentos actúan como el lóbulo cerebral derecho y otras como el izquierdo.
Aunque tradicionalmente la toma de decisiones en una empresa recae sobre la cúpula, se debe procurar que esta delegue esta responsabilidad en todos los niveles de manera que todos comprendan la importancia de estos procesos y se comprometan con la ejecución de las acciones decididas.
D. Definiendo Problemas
Un problema es una situación que crea conflicto, la desviación de un estándar, algo que se esperaba y no ocurrió, una necesidad que requiere ser satisfecha.
Siempre se deben analizar las causas del problema, así como sus alcances, el contexto en el que surge, los aspectos prioritarios, lo que es y lo que no es parte del problema así como sus aspectos positivos y negativos.
Una vez definido el problema se debe elegir un curso de acción que maximice los aspectos positivos y que tome en cuanta todas las posibles alternativas, incluyendo un plan de contingencia. No hay mayores diferencias entre los procedimientos del análisis FODA, la toma de decisiones y la solución de problemas. De la misma manera, ninguna solución sirve si no se lleva a la práctica.
Ante un problema se pueden tomar acciones preventivas para evitar que el problema se repita, medidas correctivas que son las que solucionan el problema o , en el peor de los casos, acciones interinas que dejan pasar el problema esperando que desaparezca. Existen también las acciones contingentes para el caso de que alguna de las aciones previstas falle. Estas medidas de contingencia pueden tenerse listas en planes que contemplen las solución de problemas potenciales.

Control de un SIG 4.6

Concepto de Groupware
 GroupWare
El ingreso a la nueva era de e-business ha traido consigo cambios significantes en la forma de trabajar e interactuar entre personas y compañías. El surgimiento de nuevas tecnologías repletas de nuevos términos y conceptos, hace que estar actualizado sea un verdadero reto para cualquier profesional de hoy en día. Es una tecnología de interacción personal y comercial del mundo de los negocios "El Groupware" o también llamado "Trabajo Colaborativo". El concepto "Groupware" es la convergencia de lo que en años anteriores se consideraban tecnologías independientes: como la mensajería, la conferencia y los flujos de información dentro de una organización o entre diferentes organizaciones. Poniendo el concepto en tres planos diferentes: la comunicación, la coordinación y la colaboración, se puede decir que Groupware es una herramienta que ayuda a los individuos a trabajar juntos en un modo cualitativamente mejor que el planteado por los esquemas de organización tradicionales, proporcionando: " Comunicación con colegas a través de correo electrónico. " Colaboración en grupos de trabajo a través de un espacio de trabajo virtual. " Coordinación de procesos estratégicos rediseñando la estructura del proceso de negocios para comunicar y crear mecanismos de colaboración así como implementar políticas bien definidas en la empresa. El Groupware responde a los principales Retos que un negocio requiere hoy en día.
Es así como por medio del uso de esta tecnología cada persona o empresa logra:
1. Hacer que la tecnología mantenga comunicados a todos los integrantes de una corporación, sin importar barreras geográficas o de tiempo.
2. Hacer que la tecnología provea una manera efectiva de diseñar y de evolucionar las prácticas de acción productivas para la corporación (Políticas y Procedimientos).
3. Estas prácticas constituyen la fuerza motriz de una organización y se pueden referir a la operación y administración o al proceso mismo del negocio.
4. Hacer que la tecnología permita a la organización capitalizar conocimientos, experiencias, creatividad e iniciativa de los individuos.
5. Hacer que esta tecnología promueva una cultura de compromiso a través de los procesos de la corporación.
6. Permitir generar diagnósticos de los procesos para apoyar acciones efectivas que ofrezcan un valor agregado a la corporación.
De esta manera cada corporación logra capitalizar esta evolución mediante diversos mecanismos:
  • Recolectando la Información que generan.
  • Almacenándola.
  • Generando diagnósticos.
  • Administrándola.
  • Armando planes de acción alrededor de esta información.
  • Implantando los planes de acción.
  • Dando un seguimiento detallado de cada instancia.
  • Recolectando de nuevo la información.
  • Retroalimentando los procesos.
Las Bases de Datos y el Groupware: La tecnología de Groupware permite el manejo de Bases de Datos Documentales y su interrelación con Bases de Datos Relacionales, así como el desarrollo de páginas WEB que permiten interrelacionar con BDs relacionales, objetos ligados o incrustados, imágenes, voz/ sonido y video. Además, permite también el Control de versiones, el Monitoreo de cambios a un documento por diferentes usuarios y la Ligas a otros documentos.

Replicación: La tecnología de Groupware permite la replicación de información entre grupos de trabajo ayudando a mantenerla sincronizada a lo largo de sitios dispersos geográficamente. La replicación puede ser:
  • Bidireccional: Sincroniza los cambios hechos en todos los sitios.
  • Eficiente: Se maneja a nivel campo replicando sólo aquellos campos que se modificaron.
  • Selectiva: Es posible replicar sólo un subconjunto de una BD basándonos en políticas de acceso a las BD.
  • Replicación a nivel cliente: Permite el mismo nivel de acceso a la información a usuarios móviles o conectados remotamente.
  • Vía Background: Permite al usuario continuar con otras tareas mientras ésta se lleva a cabo.

Seguridad:
La seguridad es un punto de suma importancia en el manejo de información, especialmente cuando se maneja información confidencial de la corporación. La tecnología de Groupware provee diferentes tipos y niveles de seguridad:
  • Autenticación de usuarios.
  • Control de Acceso por roles a sitios, aplicaciones e inclusive a documentos y campos.
  • Encriptación de información.
  • Manejo de firmas electrónicas.

Mensajería: La mensajería es otra de las bondades de Groupware y provee a los usuarios con las siguientes ventajas:
  • Flujo de información entre diferentes clientes de correo.
  • Flujo de correo sobre Internet
  • Consulta de correo usando browsers (Internet Explorer, Netscape, Spin, etc.).
  • Colaboración entre Grupos de Trabajo.
  • Las aplicaciones pueden habilitarse para envío electrónico de los documentos que estas contienen.
  • En los documentos enviados se pueden manejar ligas a otros documentos o a aplicaciones relacionadas.
  • Notificación de eventos y recordatorios vía correo a las personas involucradas en los procesos.
Desarrollo de Aplicaciones
Con tecnología Groupware es posible desarrollar una gran variedad de soluciones de negocios combinando las siguientes categorías básicas:
Difusión: Es crítico que la información esté disponible para todos con oportunidad. Características: Información Estática.
Ejemplos:
  • Noticias de la industria
  • Boletines
  • Juntas: agendas y minutas
  • Conocimiento
Referencia: Características: La información se utiliza como referencia de consulta.
Ejemplos:
  • Políticas y Procedimientos
  • Investigación de Mercados
  • Librerías de Código de Software
Seguimiento Características:
  • Información que se actualiza constantemente.
  • Aplicaciones interactivas con muchos usuarios que aportan a la captura de información.
Ejemplos:
  • Seguimiento de Ventas
  • Reportes de estado de proyectos
  • Seguimiento de Empleados
  • Seguimiento de Servicios
Discusión Características:
  • Comunicación entre miembros de uno o más grupos.
  • La comunicación es del tipo "estructurada" y/o "no-estructurada".
  • Foros para el diálogo.
Ejemplos:
  • Brainstorming
  • Retroalimentación / Opiniones
  • Soporte y Servicio a Clientes WORKFLOW
Características
Automatización de tareas rutinarias:
  • Circular formatos
  • Enviar Recordatorios
  • Actualizaciones periódicas automáticas
  • Involucrar a miembros de distintos grupos
Ejemplos:
  • Compras
  • Control de Gastos
  • Procesamiento de Crédito
  • Gastos de viaje
  • Aviso de vacaciones
  • Solicitud de Inversiones
Una o más de las categorías anteriores ofrecen soluciones para:
  • Recursos Humanos
  • Hospitales
  • Educación
  • Gobierno
  • Industria
  • Comercial
  • Ventas
  • Legal
  • Agencias de Viaje
  • Manufactura
  • Banca y Seguros
  • Operaciones
  • Logística
  • Finanzas
  • Administración
  • Planeación
  • Control de Calidad
  • ISO 9000
Groupware en Internet: La tecnología groupware provee un ambiente abierto con los estándares propios de Internet y a la vez con las ventajas para desarrollar aplicaciones de negocios que corren en Intranets, extranets e Internet. Domino es una tecnología que transforma el servidor de Lotus Notes en uno más de aplicaciones para Internet, permitiendo a cualquier cliente WEB participar en forma segura en las aplicaciones Notes. Todas las ventajas de las aplicaciones Notes mencionadas anteriormente están disponibles en Internet (seguridad, organización, facilidad de uso, integración RDMS entre otras más).
Los usuarios de WEB pueden:
  • Acceder a sus datos en forma segura.
  • Modificar, agregar y eliminar información en sus aplicaciones desde un browser.
  • Usar las características de navegación propias de Notes.
Soporte Multiplataforma: Otro factor muy importante en cuanto a estas tecnologías es la versatilidad y portabilidad que tiene de convivir en ambientes multi-plataformas tanto al nivel de Hardware como de Sistemas Operativos (Windows NT, Unix, OS/400, OS/390), Macintosh, WEB Browser.
Computación Móvil: Adicionalmente, también es factible beneficiar a los usuarios remotos de la compañía para poder incrementar su productividad y poder interactuar con el negocio desde cualquier punto:
  • Acceso a servidores desde notebooks vía módem así como desde palm pilots.
  • Replicación bidireccional vía módem.
  • Consulta a bases de datos en línea vía módem.
  • Consulta a bases de datos vía browser.
Conclusiones: No cabe duda, que Groupware es la tecnología que aunada a las bastas capacidades de la Internet, está destinada a ser el factor diferenciador para lograr la eficientización de los diferentes procesos críticos de manejo de información y la convivencia de los recursos dentro de toda compañía.
Otra definicion de Groupware
La cooperación y la colaboración en equipos de trabajo son esenciales para la competitividad y por lo tanto de la supervivencia de cualquier empresa. El trabajar juntos es un requisito para construir y mantener fuerte y saludable a una organización. La interacción humana es compleja y está influida por aspectos tales como la educación, la cultura y hasta la religión, en algunos casos.
El Groupware es una tecnología que involucra las áreas de colaboración, interacción humano-máquina e interacción humano-humano, mediante un medio digital que mejora y transforma las organizaciones.
Groupware y CSCW
A mediados de los 80's, los términos Groupware y CSCW (Computer-Supported Cooperative Work) fueron introducidos en el vocabulario de computación. A partir de entonces, comenzaron a aparecer tanto literatura como conferencias sobre estos tópicos existiendo todavía mucha controversia sobre su definición y su naturaleza.
CSCW o trabajo cooperativo asistido por computadora es comúnmente empleado como sinónimo de Groupware. Sin embargo, para algunos autores el Groupware es software multiusuario que apoya a los sistemas CSCW , considerando a CSCW como el campo general en el cual se encuentra el Groupware.
El CSCW también puede ser visto como una nueva disciplina científica que establece las guías para realizar un apropiado diseño y desarrollo de Groupware. El desarrollo de Groupware es complejo y requiere de conocimientos tanto en diferentes campos de la computación como en otras disciplinas tales como sociología, psicología, psicología social, teoría organizacional y antropología, entre otras. En el campo de las ciencias computacionales, las disciplinas que aportan conocimientos útiles para el desarrollo del Groupware son:
  • Interacción Humano-Computadora (Human Computer Interaction, HCI).
  • Redes y Comunicaciones.
  • Sistemas Operativos y de Bases de Datos Distribuidas.
  • Tecnologías de Audio y Video (Multimedios).
  • Inteligencia Artificial.
Interacción Humano-Computadora
Contribuye a la realización del diseño de la interacción del usuario con el software, principalmente, donde la interacción se considera interacción = diálogo + interfaz.
Muchas veces los sistemas de Groupware no tienen el éxito deseado debido a que no sabemos diseñar ni evaluar sistemas que son realizados para grupos.
Redes y Comunicaciones
Brinda los conocimientos acerca de los sistemas distribuidos, así como la teoría de sistemas de software en base a una arquitectura Cliente/Servidor.
Sistemas Operativos y de Bases de Datos
Proveen modelos útiles referentes al control de concurrencia y administración de recursos, soportando la implantación de sistemas Cliente/Servidor.
Tecnologías de Audio y Video
Permiten implantar objetos multimedia en aplicaciones CSCW. Además, permiten incluir aplicaciones tales como videoconferencias y teleconferencias como herramientas que ayuden a la comunicación entre usuarios.
Inteligencia Artificial
Determina técnicas tanto para el modelado de agentes inteligentes que se adaptan al usuario particular y le permiten planear sus actividades y cooperar eficientemente en el grupo, así como para establecer un protocolo de negociación para la resolución de conflictos entre los miembros del grupo. También incluye tecnologías para el reconocimiento de patrones (voz e imágenes), que han llegado a ser importantes en las aplicaciones de Groupware
Algunos autores creen que el Groupware debe contener cinco tecnologías como mínimo: administración de documentos multimedia, flujo de trabajo automatizado (Workflow), correo electrónico, conferencias y agenda electrónica. Esto se muestra en la siguiente figura.

Figura 1.1: Elementos de un sistema Groupware
¿Qué es Groupware?
Actualmente no existe una única definición de lo que es Groupware. Podemos definir Groupware de la siguiente manera:
Elemento de software que permite la comunicación, cooperación y colaboración efectivas en un grupo de agentes activos distribuidos, trabajando de manera coordinada en una tarea común.
El aspecto de coordinación implica que debe existir un protocolo entre los agentes del grupo. Si no existe un elemento coordinador, los agentes deben tener mayor autonomía para saber cuándo deben o no actuar. La coordinación implica además la necesidad de negociación entre los agentes para resolver los conflictos que se lleguen a presentar entre ellos.
Para poder tener efectividad en el Groupware, cada miembro del grupo debe conocer la capacidad, los compromisos o intenciones y las creencias de los demás miembros del equipo.
Los principales factores que intervienen para que sea posible una comunicación, cooperación y colaboración efectivas son: sincronía, coordinación, tareas comunes, negociación, distancia, y tamaño del grupo. Si se desea mayor colaboración, es necesario
  • Contar con una mayor sincronía.
  • Existir más coordinación.
  • Tener a los miembros del equipo trabajando en una tarea común.
  • Permitir una mayor negociación.
  • Tener una distancia menor entre miembros, debido a que todavía el tiempo de respuesta es considerable.
  • Tener grupos pequeños, puesto que deben existir conexiones de todos con todos los miembros del equipo y el número de conexiones crece en forma exponencial (fully connected network o red totalmente conectada).
Además de estos factores habría que tomar en cuenta el horario, el idioma y las diferencias culturales, en el caso de que los miembros del grupo estén distribuidos en diversas partes del mundo, ya que esto puede afectar la efectividad de la colaboración entre ellos. Lo anterior lo podemos resumir en la Figura 1.2.
Uno de los grandes beneficios que nos brindan los sistemas de Groupware, es que nos ayudan a eliminar la burocracia y la jerarquía vertical en la empresa. En otras palabras, "aplana" la estructura jerárquica de la organización, en términos de comunicación, colaboración, espíritu de equipo y refuerza las interacciones humanas

Figura 1.2: Factores que afectan la comunicación, cooperación y colaboración.
1.3 Taxonomía del Groupware
Existen muchas clasificaciones de las aplicaciones de Groupware. Las más comunes que nos ayudan a visualizar las variedades de los Groupware son:
  • Tiempo-Espacio
  • Nivel de Aplicación
1.3.1 Taxonomía Tiempo-Espacio
Podemos explicar los diferentes tipos de Groupware en términos de las dimensiones de tiempo y espacio [EGR93][KB95]. De este modo, tenemos cuatro categorías, como se muestra en la siguiente figura:

Figura 1.3: Taxonomía Tiempo-Espacio
Mismo Lugar, Mismo Tiempo
Entre las aplicaciones que se encuentran en esta categoría encontramos:
  • pizarrones electrónicos (Electronic whiteboards),
  • salas grupales (Team rooms),
  • sistemas de apoyo a la toma de decisiones (Group Decision Support Systems),
  • reuniones electrónicas (Electronic Meeting).
Diferente Lugar, Mismo Tiempo
En esta categoría se encuentran aplicaciones tales como:
  • videoconferencias (Videoconferencing),
  • teleconferencias (Teleconferencing),
  • compartición de pantallas (Screen Sharing),
  • compartición de documentos (Document Sharing),
  • pizarrones electrónicos (Electronic Whiteboards).
Mismo Lugar, Diferente Tiempo
Podemos tener este tipo de herramientas en esta categoría:
  • Contenedores compartidos (Shared Containers),
  • Buzones de correo (Mailboxes),
  • Sistemas administradores de documentos (Document Management Systems),
  • Salas de reunión virtuales (Virtual Rooms).
Diferente Lugar, Diferente Tiempo
En la última categoría encontramos:
  • correo electrónico (Electronic Mail),
  • flujo de trabajo (Workflow).
1.3.2 Taxonomía Nivel de Aplicación
Esta clasificación está basada en el nivel de funcionalidad de la aplicación sin embargo, algunas categorías se traslapan. Las clases en las que podemos dividir las diferentes aplicaciones son las siguientes [EGR93]:
  • Sistemas de Mensajes
  • Editores Multiusuarios
  • Sistemas de Toma de Decisiones y Salas de Reunión Electrónicos
  • Conferencias por Computadora
Sistemas de Mensajes
Estos sistemas apoyan el intercambio de mensajes textuales entre un grupo de usuarios. Ejemplos de ellos son: correo electrónico (e-mail) y los bbs (bulletin board systems)
Editores Multiusuarios
Los miembros de un grupo de trabajo juntos construyen un documento. Los editores pueden ser de uso asíncrono o en tiempo real. Estos últimos permiten editar el mismo objeto al mismo tiempo.
Sistemas de Toma de Decisiones y Salas de Reunión Electrónicos
Su meta es mejorar la productividad en la toma de decisiones, ya sea acelerando el tiempo en el proceso de decisión o incrementando la calidad de las decisiones resultantes en una reunión virtual.
Conferencias por Computadora
La computadora puede servir como medio de comunicación de muchas maneras. De hecho las conferencias por computadora pueden realizarse de tres formas:
  • Conferencias en tiempo real (síncronas): videoconferencia con participación activa de todos los miembros
  • Teleconferencias (síncronas o asíncronas): estas son sin participación activa de todos los miembros. Estas requieren salas especiales y operadores entrenados.
  • Conferencias de escritorio (Desktop): combina las ventajas de las teleconferencias y las conferencias en tiempo real.
Primera Generación de Groupware
Los sistemas de Groupware de esta generación utilizan conceptos de redes, sistemas de almacenamiento y visualización gráfica. Las metas de estos sistemas son el proveer una mejor comunicación y mejorar la productividad de los grupos que trabajan en estaciones de trabajo interconectadas [KB95].
Estos productos de Groupware evolucionaron extendiendo las capacidades de varios componentes y aplicaciones. Permiten un fácil acceso y manejo de la información así como proveen recursos a través de técnicas de sistemas distribuidos [KB95].
Segunda Generación de Groupware
Los sistemas que pertenecen a esta generación incorporan la aplicación de técnicas de inteligencia artificial para el modelado de agentes. Estos agentes son programas que observan al usuario, se adaptan a él o lo imitan (aprendizaje) y lo apoyan brindándole información relevante y/o sugerencias para mejorar su trabajo en el grupo [KB95]. También pueden modelarse agentes activos que asistan a los usuarios jugando el papel de miembros del grupo, este tipo de agentes pueden tomar decisiones en lugar del usuario.
Mientras que los sistemas de la primera generación de Groupware proveen estructuras para la recolección, mantenimiento y actualización de la memoria organizacional de una corporación, la segunda generación tiene la capacidad de aprender del conocimiento de la memoria organizacional [KB95].
Futuro del Groupware
La siguiente generación de Groupware se refiere a sistemas que tendrán agentes inteligentes con la facilidad de participar y hacer sugerencias. Además, estos sistemas evolucionarán rápidamente, siendo implementados en base a los avances tecnológicos en las áreas de inteligencia artificial, reconocimiento de patrones, multimedia, redes, interfaces de usuario e interacción humano-computadora, entre otras [KB95].
Existen algunos retos que vencer para que los sistemas de Groupware sean efectivos. Las barreras que se deben romper son [Baec93]:
  • La barrera entre el trabajo y los procesos individuales y en grupo.
  • La barrera entre el trabajo con software convencional y con Groupware.
  • La barrera entre el trabajo en la oficina y el trabajo en un espacio virtual común.
  • La barrera entre las reuniones locales y las reuniones distribuidas.
  • La barrera entre el trabajo en LANs y WANs.
  • La barrera entre el trabajo síncrono y asíncrono.
  • La barrera entre el trabajo sin computadora y con computadora.
  • La barrera entre el uso de CSCW in vitro (en laboratorios) e in vivo (ambiente real).
  • La barrera entre el beneficio y aceptación del CSCW por parte del administrador y el beneficio y aceptación de la tecnología por el trabajador.
Workflow
Dentro de la tecnología de Groupware, los sistemas de workflow son considerados como un poderoso ambiente que permite la colaboración computacional al automatizar los procesos de trabajo [OHE96]. Podemos describir estos sistemas como: Proceso de Trabajo Colaborativo Asistido por Computadora o CSCWP (por sus siglas en inglés Computer-Supported Collaborative Work Processing). La meta es tener sistemas que asistan, automaticen y/o controlen los procesos de trabajo [KB95].
Workflow (flujo de trabajo) puede ser definido de la siguiente forma: Cualquier secuencia de tareas desempeñadas en serie o en paralelo por dos o más miembros de un grupo de trabajo para lograr una meta común [Ayal97a]. Pueden existir workflow manual o automatizado, pero nosotros nos referiremos a él como workflow automatizado.
La industria generalmente clasifica los sistemas workflow en tres categorías:
  • producción
  • ad-hoc
  • administrativo
Workflow de Producción
También conocido como workflow de transacciones. En estos sistemas normalmente encontramos políticas o procedimientos que son definidos o impuestos por la propia corporación. Estos procesos son complejos y generalmente involucran a varios departamentos de la organización. Como involucran aspectos financieros, se deben realizar auditorías en cada paso [KB95].
Workflow ad-hoc
Existen muchas actividades y tareas en las corporaciones que no implican procesos ni procedimientos ya establecidos. En este tipo de aplicación o metas cuyos pasos y dinámicas entre usuarios son más difíciles de definir detalladamente y no son predecibles. Las herramientas comunes de estas actividades incluyen hojas de cálculo y procesadores de palabras, además de un medio de comunicación entre los trabajadores o departamentos. La mayoría de los workflow ad-hoc no requieren de complicados sistemas de administración de proyectos [KB95].
Workflow Administrativo
Está basado principalmente en sistemas comunes y con capacidades adicionales de correo electrónico. Este tipo de workflow maneja tareas administrativas, como el ruteo de formas. Deben tener la capacidad de crear formas electrónicas, rutear estas formas, permitir la interacción con otros miembros del grupo para completar estas formas, además de notificar las fechas límite y crear alarmas que recuerden las tareas pendientes [KB95].
Rutas de Workflow
Los paquetes modernos de Workflow manejan el mismo tipo de topologías que se utilizan en las comunicaciones humanas. Las diferentes topologías o rutas del flujo de trabajo .
Generalmente, estos paquetes permiten especificar una ruta que define un conjunto de operaciones para un trabajo en específico. Además, permite definir reglas que indican las condiciones de aceptación entre etapas [OHE96].