Control de un SIG 4.6

Concepto de Groupware

 

 GroupWare

El ingreso a la nueva era de e-business ha traido consigo cambios significantes en la forma de trabajar e interactuar entre personas y compañías. El surgimiento de nuevas tecnologías repletas de nuevos términos y conceptos, hace que estar actualizado sea un verdadero reto para cualquier profesional de hoy en día. Es una tecnología de interacción personal y comercial del mundo de los negocios "El Groupware" o también llamado "Trabajo Colaborativo". El concepto "Groupware" es la convergencia de lo que en años anteriores se consideraban tecnologías independientes: como la mensajería, la conferencia y los flujos de información dentro de una organización o entre diferentes organizaciones. Poniendo el concepto en tres planos diferentes: la comunicación, la coordinación y la colaboración, se puede decir que Groupware es una herramienta que ayuda a los individuos a trabajar juntos en un modo cualitativamente mejor que el planteado por los esquemas de organización tradicionales, proporcionando: " Comunicación con colegas a través de correo electrónico. " Colaboración en grupos de trabajo a través de un espacio de trabajo virtual. " Coordinación de procesos estratégicos rediseñando la estructura del proceso de negocios para comunicar y crear mecanismos de colaboración así como implementar políticas bien definidas en la empresa. El Groupware responde a los principales Retos que un negocio requiere hoy en día.

Es así como por medio del uso de esta tecnología cada persona o empresa logra:

1. Hacer que la tecnología mantenga comunicados a todos los integrantes de una corporación, sin importar barreras geográficas o de tiempo.

2. Hacer que la tecnología provea una manera efectiva de diseñar y de evolucionar las prácticas de acción productivas para la corporación (Políticas y Procedimientos).

3. Estas prácticas constituyen la fuerza motriz de una organización y se pueden referir a la operación y administración o al proceso mismo del negocio.

4. Hacer que la tecnología permita a la organización capitalizar conocimientos, experiencias, creatividad e iniciativa de los individuos.

5. Hacer que esta tecnología promueva una cultura de compromiso a través de los procesos de la corporación.

6. Permitir generar diagnósticos de los procesos para apoyar acciones efectivas que ofrezcan un valor agregado a la corporación.

De esta manera cada corporación logra capitalizar esta evolución mediante diversos mecanismos:

• Recolectando la Información que generan.
• Almacenándola.
• Generando diagnósticos.
• Administrándola.
• Armando planes de acción alrededor de esta información.
• Implantando los planes de acción.
• Dando un seguimiento detallado de cada instancia.
• Recolectando de nuevo la información.
• Retroalimentando los procesos.

Las Bases de Datos y el Groupware: La tecnología de Groupware permite el manejo de Bases de Datos Documentales y su interrelación con Bases de Datos Relacionales, así como el desarrollo de páginas WEB que permiten interrelacionar con BDs relacionales, objetos ligados o incrustados, imágenes, voz/ sonido y video. Además, permite también el Control de versiones, el Monitoreo de cambios a un documento por diferentes usuarios y la Ligas a otros documentos.

Replicación: La tecnología de Groupware permite la replicación de información entre grupos de trabajo ayudando a mantenerla sincronizada a lo largo de sitios dispersos geográficamente. La replicación puede ser:

• Bidireccional: Sincroniza los cambios hechos en todos los sitios.
• Eficiente: Se maneja a nivel campo replicando sólo aquellos campos que se modificaron.
• Selectiva: Es posible replicar sólo un subconjunto de una BD basándonos en políticas de acceso a las BD.
• Replicación a nivel cliente: Permite el mismo nivel de acceso a la información a usuarios móviles o conectados remotamente.
• Vía Background: Permite al usuario continuar con otras tareas mientras ésta se lleva a cabo.

Seguridad: La seguridad es un punto de suma importancia en el manejo de información, especialmente cuando se maneja información confidencial de la corporación. La tecnología de Groupware provee diferentes tipos y niveles de seguridad:

• Autenticación de usuarios.
• Control de Acceso por roles a sitios, aplicaciones e inclusive a documentos y campos.
• Encriptación de información.
• Manejo de firmas electrónicas.

Mensajería: La mensajería es otra de las bondades de Groupware y provee a los usuarios con las siguientes ventajas:

• Flujo de información entre diferentes clientes de correo.
• Flujo de correo sobre Internet
• Consulta de correo usando browsers (Internet Explorer, Netscape, Spin, etc.).
• Colaboración entre Grupos de Trabajo.
• Las aplicaciones pueden habilitarse para envío electrónico de los documentos que estas contienen.
• En los documentos enviados se pueden manejar ligas a otros documentos o a aplicaciones relacionadas.
• Notificación de eventos y recordatorios vía correo a las personas involucradas en los procesos.

Desarrollo de Aplicaciones

Con tecnología Groupware es posible desarrollar una gran variedad de soluciones de negocios combinando las siguientes categorías básicas:

Difusión: Es crítico que la información esté disponible para todos con oportunidad. Características: Información Estática.

Ejemplos:

• Noticias de la industria
• Boletines
• Juntas: agendas y minutas
• Conocimiento

Referencia: Características: La información se utiliza como referencia de consulta.

Ejemplos:

• Políticas y Procedimientos
• Investigación de Mercados
• Librerías de Código de Software

Seguimiento Características:

• Información que se actualiza constantemente.
• Aplicaciones interactivas con muchos usuarios que aportan a la captura de información.

Ejemplos:

• Seguimiento de Ventas
• Reportes de estado de proyectos
• Seguimiento de Empleados
• Seguimiento de Servicios

Discusión Características:

• Comunicación entre miembros de uno o más grupos.
• La comunicación es del tipo "estructurada" y/o "no-estructurada".
• Foros para el diálogo.

Ejemplos:

• Brainstorming
• Retroalimentación / Opiniones
• Soporte y Servicio a Clientes WORKFLOW

Características

Automatización de tareas rutinarias:

• Circular formatos
• Enviar Recordatorios
• Actualizaciones periódicas automáticas
• Involucrar a miembros de distintos grupos

Ejemplos:

• Compras
• Control de Gastos
• Procesamiento de Crédito
• Gastos de viaje
• Aviso de vacaciones
• Solicitud de Inversiones

Una o más de las categorías anteriores ofrecen soluciones para:

• Recursos Humanos
• Hospitales
• Educación
• Gobierno
• Industria
• Comercial
• Ventas
• Legal
• Agencias de Viaje
• Manufactura
• Banca y Seguros
• Operaciones
• Logística
• Finanzas
• Administración
• Planeación
• Control de Calidad
• ISO 9000

Groupware en Internet: La tecnología groupware provee un ambiente abierto con los estándares propios de Internet y a la vez con las ventajas para desarrollar aplicaciones de negocios que corren en Intranets, extranets e Internet. Domino es una tecnología que transforma el servidor de Lotus Notes en uno más de aplicaciones para Internet, permitiendo a cualquier cliente WEB participar en forma segura en las aplicaciones Notes. Todas las ventajas de las aplicaciones Notes mencionadas anteriormente están disponibles en Internet (seguridad, organización, facilidad de uso, integración RDMS entre otras más).

Los usuarios de WEB pueden:

• Acceder a sus datos en forma segura.
• Modificar, agregar y eliminar información en sus aplicaciones desde un browser.
• Usar las características de navegación propias de Notes.

Soporte Multiplataforma: Otro factor muy importante en cuanto a estas tecnologías es la versatilidad y portabilidad que tiene de convivir en ambientes multi-plataformas tanto al nivel de Hardware como de Sistemas Operativos (Windows NT, Unix, OS/400, OS/390), Macintosh, WEB Browser.

Computación Móvil: Adicionalmente, también es factible beneficiar a los usuarios remotos de la compañía para poder incrementar su productividad y poder interactuar con el negocio desde cualquier punto:

• Acceso a servidores desde notebooks vía módem así como desde palm pilots.
• Replicación bidireccional vía módem.
• Consulta a bases de datos en línea vía módem.
• Consulta a bases de datos vía browser.

Conclusiones: No cabe duda, que Groupware es la tecnología que aunada a las bastas capacidades de la Internet, está destinada a ser el factor diferenciador para lograr la eficientización de los diferentes procesos críticos de manejo de información y la convivencia de los recursos dentro de toda compañía.

Otra definicion de Groupware

La cooperación y la colaboración en equipos de trabajo son esenciales para la competitividad y por lo tanto de la supervivencia de cualquier empresa. El trabajar juntos es un requisito para construir y mantener fuerte y saludable a una organización. La interacción humana es compleja y está influida por aspectos tales como la educación, la cultura y hasta la religión, en algunos casos.

El Groupware es una tecnología que involucra las áreas de colaboración, interacción humano-máquina e interacción humano-humano, mediante un medio digital que mejora y transforma las organizaciones.

Groupware y CSCW

A mediados de los 80's, los términos Groupware y CSCW (Computer-Supported Cooperative Work) fueron introducidos en el vocabulario de computación. A partir de entonces, comenzaron a aparecer tanto literatura como conferencias sobre estos tópicos existiendo todavía mucha controversia sobre su definición y su naturaleza.

CSCW o trabajo cooperativo asistido por computadora es comúnmente empleado como sinónimo de Groupware. Sin embargo, para algunos autores el Groupware es software multiusuario que apoya a los sistemas CSCW , considerando a CSCW como el campo general en el cual se encuentra el Groupware.

El CSCW también puede ser visto como una nueva disciplina científica que establece las guías para realizar un apropiado diseño y desarrollo de Groupware. El desarrollo de Groupware es complejo y requiere de conocimientos tanto en diferentes campos de la computación como en otras disciplinas tales como sociología, psicología, psicología social, teoría organizacional y antropología, entre otras. En el campo de las ciencias computacionales, las disciplinas que aportan conocimientos útiles para el desarrollo del Groupware son:

• Interacción Humano-Computadora (Human Computer Interaction, HCI).
• Redes y Comunicaciones.
• Sistemas Operativos y de Bases de Datos Distribuidas.
• Tecnologías de Audio y Video (Multimedios).
• Inteligencia Artificial.

Interacción Humano-Computadora

Contribuye a la realización del diseño de la interacción del usuario con el software, principalmente, donde la interacción se considera interacción = diálogo + interfaz.

Muchas veces los sistemas de Groupware no tienen el éxito deseado debido a que no sabemos diseñar ni evaluar sistemas que son realizados para grupos.

Redes y Comunicaciones

Brinda los conocimientos acerca de los sistemas distribuidos, así como la teoría de sistemas de software en base a una arquitectura Cliente/Servidor.

Sistemas Operativos y de Bases de Datos

Proveen modelos útiles referentes al control de concurrencia y administración de recursos, soportando la implantación de sistemas Cliente/Servidor.

Tecnologías de Audio y Video

Permiten implantar objetos multimedia en aplicaciones CSCW. Además, permiten incluir aplicaciones tales como videoconferencias y teleconferencias como herramientas que ayuden a la comunicación entre usuarios.

Inteligencia Artificial

Determina técnicas tanto para el modelado de agentes inteligentes que se adaptan al usuario particular y le permiten planear sus actividades y cooperar eficientemente en el grupo, así como para establecer un protocolo de negociación para la resolución de conflictos entre los miembros del grupo. También incluye tecnologías para el reconocimiento de patrones (voz e imágenes), que han llegado a ser importantes en las aplicaciones de Groupware

Algunos autores creen que el Groupware debe contener cinco tecnologías como mínimo: administración de documentos multimedia, flujo de trabajo automatizado (Workflow), correo electrónico, conferencias y agenda electrónica. Esto se muestra en la siguiente figura.

Figura 1.1: Elementos de un sistema Groupware

¿Qué es Groupware?

Actualmente no existe una única definición de lo que es Groupware. Podemos definir Groupware de la siguiente manera:

Elemento de software que permite la comunicación, cooperación y colaboración efectivas en un grupo de agentes activos distribuidos, trabajando de manera coordinada en una tarea común.

El aspecto de coordinación implica que debe existir un protocolo entre los agentes del grupo. Si no existe un elemento coordinador, los agentes deben tener mayor autonomía para saber cuándo deben o no actuar. La coordinación implica además la necesidad de negociación entre los agentes para resolver los conflictos que se lleguen a presentar entre ellos.

Para poder tener efectividad en el Groupware, cada miembro del grupo debe conocer la capacidad, los compromisos o intenciones y las creencias de los demás miembros del equipo.

Los principales factores que intervienen para que sea posible una comunicación, cooperación y colaboración efectivas son: sincronía, coordinación, tareas comunes, negociación, distancia, y tamaño del grupo. Si se desea mayor colaboración, es necesario

• Contar con una mayor sincronía.
• Existir más coordinación.
• Tener a los miembros del equipo trabajando en una tarea común.
• Permitir una mayor negociación.
• Tener una distancia menor entre miembros, debido a que todavía el tiempo de respuesta es considerable.
• Tener grupos pequeños, puesto que deben existir conexiones de todos con todos los miembros del equipo y el número de conexiones crece en forma exponencial (fully connected network o red totalmente conectada).

Además de estos factores habría que tomar en cuenta el horario, el idioma y las diferencias culturales, en el caso de que los miembros del grupo estén distribuidos en diversas partes del mundo, ya que esto puede afectar la efectividad de la colaboración entre ellos. Lo anterior lo podemos resumir en la Figura 1.2.

Uno de los grandes beneficios que nos brindan los sistemas de Groupware, es que nos ayudan a eliminar la burocracia y la jerarquía vertical en la empresa. En otras palabras, "aplana" la estructura jerárquica de la organización, en términos de comunicación, colaboración, espíritu de equipo y refuerza las interacciones humanas

Figura 1.2: Factores que afectan la comunicación, cooperación y colaboración.

1.3 Taxonomía del Groupware

Existen muchas clasificaciones de las aplicaciones de Groupware. Las más comunes que nos ayudan a visualizar las variedades de los Groupware son:

• Tiempo-Espacio
• Nivel de Aplicación

1.3.1 Taxonomía Tiempo-Espacio

Podemos explicar los diferentes tipos de Groupware en términos de las dimensiones de tiempo y espacio [EGR93][KB95]. De este modo, tenemos cuatro categorías, como se muestra en la siguiente figura:

Figura 1.3: Taxonomía Tiempo-Espacio

Mismo Lugar, Mismo Tiempo

Entre las aplicaciones que se encuentran en esta categoría encontramos:

• pizarrones electrónicos (Electronic whiteboards),
• salas grupales (Team rooms),
• sistemas de apoyo a la toma de decisiones (Group Decision Support Systems),
• reuniones electrónicas (Electronic Meeting).

Diferente Lugar, Mismo Tiempo

En esta categoría se encuentran aplicaciones tales como:

• videoconferencias (Videoconferencing),
• teleconferencias (Teleconferencing),
• compartición de pantallas (Screen Sharing),
• compartición de documentos (Document Sharing),
• pizarrones electrónicos (Electronic Whiteboards).

Mismo Lugar, Diferente Tiempo

Podemos tener este tipo de herramientas en esta categoría:

• Contenedores compartidos (Shared Containers),
• Buzones de correo (Mailboxes),
• Sistemas administradores de documentos (Document Management Systems),
• Salas de reunión virtuales (Virtual Rooms).

Diferente Lugar, Diferente Tiempo

En la última categoría encontramos:

• correo electrónico (Electronic Mail),
• flujo de trabajo (Workflow).

1.3.2 Taxonomía Nivel de Aplicación

Esta clasificación está basada en el nivel de funcionalidad de la aplicación sin embargo, algunas categorías se traslapan. Las clases en las que podemos dividir las diferentes aplicaciones son las siguientes [EGR93]:

• Sistemas de Mensajes
• Editores Multiusuarios
• Sistemas de Toma de Decisiones y Salas de Reunión Electrónicos
• Conferencias por Computadora

Sistemas de Mensajes

Estos sistemas apoyan el intercambio de mensajes textuales entre un grupo de usuarios. Ejemplos de ellos son: correo electrónico (e-mail) y los bbs (bulletin board systems)

Editores Multiusuarios

Los miembros de un grupo de trabajo juntos construyen un documento. Los editores pueden ser de uso asíncrono o en tiempo real. Estos últimos permiten editar el mismo objeto al mismo tiempo.

Sistemas de Toma de Decisiones y Salas de Reunión Electrónicos

Su meta es mejorar la productividad en la toma de decisiones, ya sea acelerando el tiempo en el proceso de decisión o incrementando la calidad de las decisiones resultantes en una reunión virtual.

Conferencias por Computadora

La computadora puede servir como medio de comunicación de muchas maneras. De hecho las conferencias por computadora pueden realizarse de tres formas:

• Conferencias en tiempo real (síncronas): videoconferencia con participación activa de todos los miembros
• Teleconferencias (síncronas o asíncronas): estas son sin participación activa de todos los miembros. Estas requieren salas especiales y operadores entrenados.
• Conferencias de escritorio (Desktop): combina las ventajas de las teleconferencias y las conferencias en tiempo real.

Primera Generación de Groupware

Los sistemas de Groupware de esta generación utilizan conceptos de redes, sistemas de almacenamiento y visualización gráfica. Las metas de estos sistemas son el proveer una mejor comunicación y mejorar la productividad de los grupos que trabajan en estaciones de trabajo interconectadas [KB95].

Estos productos de Groupware evolucionaron extendiendo las capacidades de varios componentes y aplicaciones. Permiten un fácil acceso y manejo de la información así como proveen recursos a través de técnicas de sistemas distribuidos [KB95].

Segunda Generación de Groupware

Los sistemas que pertenecen a esta generación incorporan la aplicación de técnicas de inteligencia artificial para el modelado de agentes. Estos agentes son programas que observan al usuario, se adaptan a él o lo imitan (aprendizaje) y lo apoyan brindándole información relevante y/o sugerencias para mejorar su trabajo en el grupo [KB95]. También pueden modelarse agentes activos que asistan a los usuarios jugando el papel de miembros del grupo, este tipo de agentes pueden tomar decisiones en lugar del usuario.

Mientras que los sistemas de la primera generación de Groupware proveen estructuras para la recolección, mantenimiento y actualización de la memoria organizacional de una corporación, la segunda generación tiene la capacidad de aprender del conocimiento de la memoria organizacional [KB95].

Futuro del Groupware

La siguiente generación de Groupware se refiere a sistemas que tendrán agentes inteligentes con la facilidad de participar y hacer sugerencias. Además, estos sistemas evolucionarán rápidamente, siendo implementados en base a los avances tecnológicos en las áreas de inteligencia artificial, reconocimiento de patrones, multimedia, redes, interfaces de usuario e interacción humano-computadora, entre otras [KB95].

Existen algunos retos que vencer para que los sistemas de Groupware sean efectivos. Las barreras que se deben romper son [Baec93]:

• La barrera entre el trabajo y los procesos individuales y en grupo.
• La barrera entre el trabajo con software convencional y con Groupware.
• La barrera entre el trabajo en la oficina y el trabajo en un espacio virtual común.
• La barrera entre las reuniones locales y las reuniones distribuidas.
• La barrera entre el trabajo en LANs y WANs.
• La barrera entre el trabajo síncrono y asíncrono.
• La barrera entre el trabajo sin computadora y con computadora.
• La barrera entre el uso de CSCW in vitro (en laboratorios) e in vivo (ambiente real).
• La barrera entre el beneficio y aceptación del CSCW por parte del administrador y el beneficio y aceptación de la tecnología por el trabajador.

Workflow

Dentro de la tecnología de Groupware, los sistemas de workflow son considerados como un poderoso ambiente que permite la colaboración computacional al automatizar los procesos de trabajo [OHE96]. Podemos describir estos sistemas como: Proceso de Trabajo Colaborativo Asistido por Computadora o CSCWP (por sus siglas en inglés Computer-Supported Collaborative Work Processing). La meta es tener sistemas que asistan, automaticen y/o controlen los procesos de trabajo [KB95].

Workflow (flujo de trabajo) puede ser definido de la siguiente forma: Cualquier secuencia de tareas desempeñadas en serie o en paralelo por dos o más miembros de un grupo de trabajo para lograr una meta común [Ayal97a]. Pueden existir workflow manual o automatizado, pero nosotros nos referiremos a él como workflow automatizado.

La industria generalmente clasifica los sistemas workflow en tres categorías:

• producción
• ad-hoc
• administrativo

Workflow de Producción

También conocido como workflow de transacciones. En estos sistemas normalmente encontramos políticas o procedimientos que son definidos o impuestos por la propia corporación. Estos procesos son complejos y generalmente involucran a varios departamentos de la organización. Como involucran aspectos financieros, se deben realizar auditorías en cada paso [KB95].

Workflow ad-hoc

Existen muchas actividades y tareas en las corporaciones que no implican procesos ni procedimientos ya establecidos. En este tipo de aplicación o metas cuyos pasos y dinámicas entre usuarios son más difíciles de definir detalladamente y no son predecibles. Las herramientas comunes de estas actividades incluyen hojas de cálculo y procesadores de palabras, además de un medio de comunicación entre los trabajadores o departamentos. La mayoría de los workflow ad-hoc no requieren de complicados sistemas de administración de proyectos [KB95].

Workflow Administrativo

Está basado principalmente en sistemas comunes y con capacidades adicionales de correo electrónico. Este tipo de workflow maneja tareas administrativas, como el ruteo de formas. Deben tener la capacidad de crear formas electrónicas, rutear estas formas, permitir la interacción con otros miembros del grupo para completar estas formas, además de notificar las fechas límite y crear alarmas que recuerden las tareas pendientes [KB95].

Rutas de Workflow

Los paquetes modernos de Workflow manejan el mismo tipo de topologías que se utilizan en las comunicaciones humanas. Las diferentes topologías o rutas del flujo de trabajo .

Generalmente, estos paquetes permiten especificar una ruta que define un conjunto de operaciones para un trabajo en específico. Además, permite definir reglas que indican las condiciones de aceptación entre etapas [OHE96].