jueves, 26 de julio de 2012

Ejecución Estratégica 4.1

El Proceso de Ejecución de Estrategias 

Se refiere al marco para la realización de la ejecución de la estrategia. Se analizan conceptos empresariales funcionales que son fundamentales para la ejecución acertada de estrategias.
Una vez establecidas las metas, llega el momento de decidir cual será el camino óptimo, en tanto en cuanto maximice la probabilidad de alcanzar la meta y, simultáneamente, minimice el coste (humano, financiero, técnico, etc.) en su consecución.
Siempre resulta aconsejable idear más de un Plan de Acción. Conviene establecer unos Índices Críticos y un Plan de Retirada que nos permita abandonar el plan o a pasar a otro alternativo, si las circunstancias lo hiciesen necesario, sin que ello suponga un duro trauma para la empresa y para sus componentes.
Otros aspectos básicos que deben ser planificados cuidadosamente son los siguientes:
  • Programación de la secuencia de acciones, es decir, el calendario de actividades.
  • Balance de recursos con los que contamos.
  • Listado de recursos que vamos a necesitar.
  • Organización del equipo de trabajo; referencia a la creación de las estructuras que maximicen la eficacia y eficiencia de las acciones. Ello implica principalmente:
    • Distribuir los recursos existentes.
    • Determinar los métodos de trabajo más apropiados.
    • Asignar a cada persona del equipo una serie de funciones o tareas.
    • Agruparlos en unidades operativas.
    • Poner un responsable al frente.
    • Delegar autoridad.
Podemos distinguir dos momentos en el tiempo:
Planificación. Tiene esta primera fase una dimensión prospectiva: Se diseña un conjunto de acciones para intervenir en una realidad futura. De ahí la importancia de llevarla a cabo de una forma rigurosa.
Implantación. Es el momento del "aquí y ahora". Una buena planificación llevará a reducir al mínimo imprevistos y a recortar la tendencia a la improvisación. Pero, a pesar de ello, siempre surgen situaciones con las que difícilmente podíamos contar en la fase de planificación, por ello resulta fundamental que las personas responsables de la implantación sepan hacer frente a las dificultades que puedan aparecer, sabiendo reaccionar a tiempo, tomando las decisiones adecuadas y transmitiendo a su equipo de trabajo una sensación de seguridad y confianza.
Existen dos riesgos de gran potencialidad de distorsión en la ejecución de esta fase:
  • Descuidar o infravalorar aspectos importantes.
  • Decaer ante las primeras dificultades.
Estos riesgos pueden neutralizarse desarrollando determinadas competencias:
  • Énfasis en el detalle.
  • Capacidad de comunicación.
  • Capacidad práctica.
  • Gestión del tiempo.
  • Constancia, pero a la vez, flexibilidad.
Este es un momento crítico de crucial importancia. Debe despejarse toda sombra de incertidumbre.
Para ello, son tremendamente útiles las siguientes herramientas:

WBS (WORK BREAKDOWN STRUCTURE o ESTRUCTURA de FRACCIONAMIENTO del TRABAJO).
El WBS o Estructura de Fraccionamiento del Trabajo, es una metodología sencilla en su sistemática, pero que requiere un gran rigor analítico. Consiste precisamente en descomponer los elementos necesarios para la ejecución de un Plan de Acción, en sus elementos constitutivos.
Las ventajas que nos proporciona el uso de esta metodología son:
  • Organizar mejor el trabajo, eliminando la posibilidad de repetir actividades u omitir otras.
  • Servir de base para hacer una programación de las actividades, de los recursos implicados y del cálculo de costes.
Para conseguirlo, hay que poner el énfasis en los siguientes puntos:
  • No olvidar las tareas obligatorias.
  • Incluir informes, revisiones y coordinación de actividades.
  • Desarrollar el WBS entre varias personas para evitar omisiones.
  • Avanzar la descomposición hasta alcanzar Unidades de Trabajo, es decir, aquellas actividades de corta duración, atribuibles solamente a una persona.

Esquema de Descomposición de Tareas en el WBS.
DIAGRAMAS DE GANTT.
Como hemos podido comprobar anteriormente, tanto este método, Diagrama de Gantt, como el PERT, son muy útiles cuando queremos enmarcar cada actividad o proceso dentro de un tiempo concreto. Especialmente recomendados cuando el Plan de Acción sea un proyecto largo y complejo y el inicio de algunas actividades dependan de la finalización de otras.
Un Diagrama de Gantt es, en esencia, un Gráfico de Barras Horizontales cuya base es el tiempo.
Cada paso del plan viene representado en el gráfico por una línea horizontal. Los pasos que tienen que ser dados al mismo tiempo ocuparán el mismo segmento del calendario, otros pasos seguirán una secuencia. El número de tareas y actividades que pueden ser llevadas a cabo simultáneamente, dependerá de los recursos de los que se disponga; por eso, para elaborar un Gráfico de Gantt, se empieza reflejando lo que es la naturaleza real del plan, en lugar de las vagas estimaciones o esperanzas que hayan podido ser expuestas en el momento de la decisión.
Para dibujar un Gráfico de Gantt, hay que estimar primero el tiempo que se necesitará para realizar cada paso del desglose de trabajo, y luego dibujarlo sobre una parrilla teniendo en cuenta la secuencia de los distintos pasos.
Ejemplo de Diagrama de Gantt para un proyecto de investigación.
Aaplicado a la actividad de una Agencia de Publicidad.
GRÁFICOS PERT.
El Gráfico PERT es otra importante herramienta para la planificación de proyectos pues refleja la evolución del programa de actividades en el tiempo. PERT son las iniciales de Programme Evaluation and Review Technique (Técnica de Evaluación y Revisión de Programas).
Es una forma de planificación más refinada que los Gráficos de Gantt, y es de gran utilidad cuando en el proyecto existen muchos pasos interrelacionados, pues presenta de un modo gráfico la relación entre los pasos y actividades.
Los tres elementos que componen un Gráfico PERT son:
  • Los "sucesos". Vienen representados por círculos.
  • Las "actividades". Se representan por medio de flechas que unen dos círculos.
  • Las "actividades ficticias". Cuando para pasar de un suceso a otro no se necesita realizar ninguna tarea y que se representa por flechas de puntos.
Para dibujar un Gráfico PERT se sigue un proceso similar al de un Gráfico de Gantt, por lo que primero se estima el tiempo necesario para efectuar cada paso de trabajo. La diferencia es que ahora se hace necesario identificar la relación entre las tareas, y hay que establecer una secuencia necesaria de actividades.

LISTADOS DE VERIFICACIÓN.
Consiste en elaborar un listado previo de todos los recursos y detalles que debemos disponer a la hora de desarrollar una acción determinada.
Así reduciremos la posibilidad de que existan olvidos o descuidos que obstaculicen o hagan imposible el ejercicio de una fase por falta de los recursos necesarios.
Ejemplo: Lista de Comprobación para una reunión.


  • Reservar la sala.
  • Espacios y asientos suficientes.
  • Salas adicionales para discusiones en pequeños grupos.
  • Enchufes eléctricos y sistemas de megafonía.
  • Herramientas de presentación:
    • Rotafolios.
    • Retroproyector.
    • Tablero blanco.
    • Pantalla.
    • Rotuladores.
    • Vídeo.
    • Bombillas de repuesto.-
    • Otros.
  • Material para los participantes:
    • Papel y bolígrafos.
    • Agua y vasos.
    • Membretes con los nombres.
  • Redactar y distribuir orden del día.
  • Distribuir documentos.
  • Avisar a los participantes.
  • Acuerdos sobre la función de cada uno. 

Aporte: Msc. Olivia Sosa

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