Evaluación de Estrategias 3.1

El Proceso de Evaluación Estratégica

 

Comprende el examen de las bases subyacentes en la estrategia de una empresa, la comparación de los resultados reales con los esperados y la toma de acciones correctivas.

La Evaluación debe incorporarse a la Estrategia desde el principio, desde el propio diseño y simultáneo al Proceso de Planificación.

Controlar significa guiar las acciones de tal forma que sus resultados coincidan o superen incluso, los objetivos establecidos. Su importancia es clave y sus principales ventajas son:

• Aumentar la eficacia.
• Aumentar la eficiencia.
• Aumentar la motivación.

Se debe analizar los factores internos y externos que representan las bases de sus estrategias actuales. Las preguntas que se hacen: ¿Siguen siendo fortalezas internas las fortalezas? ; ¿Siguen siendo debilidades internas todavía debilidades? ; ¿Son las oportunidades externas todavía oportunidades?

Una industria debe medir el desempeño de la organización. Los estrategas deben comparar el progreso real con el progreso previamente planificado de la industria, con respecto al logro de las metas y objetivos previamente establecidos. En esta evaluación los factores internos como externos sufren cambios.

El Proceso de Evaluación y Control comienza con la implantación de la Planificación, cuando se comunica a las personas de la empresa los objetivos que se pretenden conseguir. Es por tanto una condición de eficacia el que las personas estén informadas de los objetivos, para que así puedan implicarse en el Proceso de Planificación.

Es básico que la información sea comparable y medible. Siempre habrá de tenerse en cuenta si la Planificación es correcta o contiene lagunas, errores o imprecisiones.

Puede decirse que nos hallamos ante una etapa en la aplicación del Método Estratégico. Consiste en construir un Control Estratégico.

El Control Estratégico es distinto del Control de Gestión. El Control Estratégico debe tener autonomía propia, pero también articularse con el Control de Gestión ordinario.

Cada nivel de Planificación exige un tipo determinado de control. En una empresa la Planificación concreta debe incluir volúmenes de producción, precios, logística de distribución e instrumentaciones específicas. La Planificación concreta ha de ser amplia, muy cercana a la ejecución, y bastante diversificada. Eso requiere, a su vez, un Control o seguimiento concreto y diversificado.

En cambio, el Control Estratégico requiere que vigilemos la consecución de los grandes objetivos que constituyen la Estrategia, y en todo caso ciertos Objetivos Tácticos en cuanto que son medios para conseguir aquellos.

La Planificación Estratégica posee un enfoque amplio y un despliegue de largo alcance, por ello los instrumentos de evaluación y control debe situarse en el plano del análisis macroscópico, en los perfiles y relieves gruesos, aquellos que dibujan la silueta del logro de una nueva fisonomía. El detalle es cosa reservada a la política de cada día y a sus instrumentos de gestión y control.

Los riesgos o peligros que deben evitarse son:

• Generar instrumentos poco fiables.
• Validación dudosa de los criterios.
• Inexistencia de historiales de referencia.
• Situar los instrumentos de control en el final de los procesos.
• Diseñar instrumentos de control excesivamente costosos.

Estos riesgos pueden neutralizarse desarrollando las siguientes competencias:

• Capacidad analítica.
• Rigor.
• Espíritu crítico y constructivo.

Para establecer unos sistemas de evaluación y control apropiados, debemos manejar correctamente las siguientes técnicas:

REUNIONES.

Una vez puesta en marcha la Ejecución, es necesario asegurarse de que todo hecho es registrado y controlado. Una comprobación de la situación real respecto al presupuesto y al programa, proporciona una referencia clara de la evolución de los acontecimientos y de las posibles desviaciones respecto al plan que pueden necesitar una acción correctora.

Debido a la importancia y complejidad de establecer sistemas de control apropiados, se hace necesario una dirección participativa, a la hora de establecer criterios, métodos, tiempos y responsables para efectuar las evaluaciones oportunas.

INSTRUMENTOS DE MEDIDA.

Llamamos Instrumento de Evaluación a un mecanismo (si es posible automático) de contraste objetivo de determinados aspectos de la realidad.

El más popular de estos mecanismos es el Examen o prueba objetiva.

La misión de los Instrumentos de Evaluación es ofrecernos una fotografía de contraste del estado real de las cosas respecto del óptimo. En nuestro caso, en la Evaluación de un Plan Estratégico, los instrumentos de evaluación nos darán una información del estado del plan respecto del óptimo marcado en forma de Objetivos del Plan.

Hemos mencionado en el primer párrafo el deseo de establecer mecanismos automáticos, cuando fuere posible, para evaluar determinado comportamiento que afecta al Plan Estratégico.

El automatismo del instrumento evaluador nos garantiza un mayor grado de objetividad en la información aportada que la de aquellos Instrumentos de Evaluación con componentes "opináticos".

El mecanismo automático por antonomasia es el Indicador. Un Indicador es una información condensada en torno a un o unos números.

Pero, ¿cómo establecer Indicadores?.

Una forma de crear estos indicadores es crear "ratios", o proporciones de cosas respecto de otras cosas. El tanto por cien es simplemente un ratio. Por ello vamos a proponer el uso de ratios para evaluar determinados aspectos del plan estratégico.

Algunos elementos del plan, sujetos de evaluación, no pueden ser evaluados mediante este tipo de instrumento de tipo automático, por ejemplo la calidad de la formación.

En un caso como éste, la evaluación de la calidad de la formación, habremos de utilizar Indicadores de Referencia. Los Indicadores de Referencia nos dan una información "indirecta" de aquello que queremos conocer.

En nuestro caso pueden ser útiles como Indicadores de Referencia, el número de trabajadores que han adquirido los conocimientos teóricos y las habilidades prácticas propuestas como objetivos de formación para determinado nivel o curso, o el número de trabajadores que muestren satisfacción tras su paso por un ciclo de formación.

En la medida de lo posible trataremos de utilizar instrumentos cuya objetividad sea irreprochable (automáticos). Cuando evaluemos aspectos de la Estrategia para los que no dispongamos de tan fría objetividad, tendremos que crear cuadros de indicadores referenciales, como ha quedado expresado para el caso de Evaluación de la Calidad de la Formación, pero también para cualquier otra cuestión no sujeta a mesura cuantitativa.

En términos generales podemos hablar de tres tipos de instrumentos de evaluación de los que podemos servirnos:

• Indicadores Automáticos (Cuantitativo).
• Cuadros de Indicadores Referenciales (Cuantitativos).
• Instrumentos Opináticos (Cualitativos).

Lógicamente la elección y/o el diseño de Instrumentos de Evaluación es dependiente del tipo de Plan establecido y sobre todo de los Objetivos fijados.

GRÁFICO DE CONTROL.

Una vez establecidas las medidas de referencia, es necesario interpretarlas y divulgarlas convenientemente. Hay que tener en cuenta que no todas las personas que participan en una actividad, plan de mejora, proyecto, etc. tienen que ser expertos conocedores de ratios o de conceptos estadísticos.

La forma más clara y útil es presentar los datos mediante el uso de gráficos.

Es importante que dichos gráficos sean ilustrativos, atrayentes y sencillos de interpretar, ya que tienen un poder de comprensión y motivación muy fuertes. 

Aporte: Msc. Olivia Sosa