Funciones Gerenciales 4.5

COMUNICACIÓN (Encuesta)

INSTRUCCIONES:

Seleccione, para cada pregunta, la respuesta que expresa mejor su forma de pensar:

1.- Piense en tres compañeros de trabajo:

(a) Sabé usted los nombres de sus cónyugues o compañeros? SI NO

(b) Ha estado alguna vez en sus casas? SI NO

(c) Ha invitado a uno más a su casa? SI NO

(d) Qué tanto sabe usted sobre ellos? Poco Mucho Algunas cosas

2. Con respeto a sus compañeros de trabajo, le gustaría:

(a) Frecuentarlos más socialmente. (Si selecciona este ítem, haga una

lista de 1, 2,3 o más compañeros).

(b) Verlos únicamente en el sitio de trabajo

(c) Las fiestas especiales como la navidad son suficiente
(d) Contarles más acerca de usted. (Si selecciona este ítem haga una lista de 1,2,3 o más compañeros de trabajo con quienes lo haría)

3. Un valioso colaborador acaba de renunciar. ¿Cómo reaccionaría usted

    (a) Ahora tengo que entrenar a alguien más

    (b) Voy a extrañar el buen carácter de esa persona

(c) Tal vez me falte como supervisor

(d) No hay problema

4. ¿Cómo se siente cuando sus colaboradores acuden a usted con problemas personales?

(a) Prefiero no involucrarme

(b) Trato de ayudarlos si está a mi alcance

(c) No soy un profesional en ese campo; sería mejor que consultaran a uno

(d) Podría interferir con la disciplina del trabajo

5. Uno de sus colaboradores viene a su oficina quejándose de un compañero. ¿Qué haría usted?

(a) Les digo que deben solucionar sus diferencias entre ellos

(b) Los llamo a los dos a mi oficina y escucho atentamente a las dos partes

(c) Le pido a alguien más que hable con el primero y que luego me informe

(d) Le digo que se espere un poco a ver si las cosas mejoran

6. Trate de recordar la última vez que usted escuchó una presentación o un discurso. Si no puede, use esta prueba cuando se le presente la próxima oportunidad de actuar como oyente. Después responda con toda veracidad cuál ítem se aplica más a usted.

(a) Evito perder el tiempo con un expositor aburrido

(b) Soy buen oyente. Aun un parlante tedioso siempre tiene algo valioso que decir

(c) Trato de entretenerme en algo mientras simulo que escucho, al menos estoy motivado por la charla.

(d) Trato de resumir lo que el expositor quería en realidad. Eso me fuerza a poner atención

7. ¿Cómo calificarían sus subalternos o su jefe e inclusive su cónyuge sus cualidades como oyente?

(a) Estoy a millas de distancia

(b) No escucho. Siempre le pido a la gente que repita lo que acaban de decir

(c) Doy la impresión de no estar escuchando, pero en realidad estoy oyendo cada palabra

(d) Permanezco muy atento

8. Alguien tiene un acento muy marcado y es difícil entenderle. ¿Cuál es su actitud?

(a) Le pido que me repita

(b) Dejo de escuchar

(c) Trato de coger alguna palabras y me imagino las otras

(d) Escucho con mucha atención, de pronto tomo apuntes o grabo para poderlo escuchar nuevamente

9. Alguien hace los siguientes comentarios durante una conversación. ¿Cuál aceptaría usted?

(a) No me asusta hablar en público. Es sólo cuestión de mala suerte que cuando se esperaba que me levantara y me dirigiera al grupo, me quedara ronco.

(b) Considero que no se le ha podido dar ese ascenso a alguien mejor. Si hubiera tenido yo que decidir, habría escogido la misma persona

(c) Realmente desconozco la respuesta a esa pregunta. Nunca me he preocupado por pensar en eso.

(d) ¿Puede explicar eso en forma más sencilla, por favor? No sé mucho acerca del tema

10. Alguien está hablando en voz muy baja. Seguramente esa persona:

(a) Quiere corregir una equivocación

(b) Es tímida

(c) Tiene un tono de voz bajo

(d) Está tratando de contrarrestar las voces altas que se escuchan alrededor, eso lo fuerza a uno a escucharlo con más atención.

11. ¿A cuál relación se parece más que existe entre usted y su empresa?

(a) Hijo/hija

(b) Hermano/hermana

(c) Primo/sobrino

(d) Padre/madre

(e) Tío/tía

12. Cuando usted está hablando de su empresa: ¿Qué grado de sentimiento (medido casi como la temperatura) usaría para describirla?

(a) Muy cálido y agradable

(b) Sistemático, interesado, pero no muy entusiasmado

(c) Confuso; no hay razón para ponerle mucha emoción

(d) Frío

13. ¿Qué herramienta tendría que usar si quisiera cambiar algunos patrones de comportamiento en su empresa?

(a) Un mazo

(b) Un taladro neumático

(c) Un cepillo

(d) Un ajustador de válvulas

(e) Un cincel

14. La distancia psicológica de su empresa se puede medir en forma simbólica con una escala. En un extremo está usted; en el otro, la empresa. ¿Qué tan retirados están (Señale el punto en donde usted cree que se encuentra)

10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

Usted ______________________________________________ Empresa

15. Usted ha oído a un empleado criticar la organización. Cuando se le pide que aclare su posición, ofrece diversas explicaciones. ¿Cuál de ellas lo impresionaría mejor?

(a) Esperaba ante todo encontrar un liderazgo fuerte; sin embargo no encontré ninguno.

(b) Necesitaba una definición clara de mis responsabilidades pero no sucedió

(c) Nunca se me preguntó con respecto a mis conceptos. A nadie parecía interesarle

(d) Sólo deseaba señalar las deficiencias de la empresa con la esperanza de que esta crítica fuese aceptada en forma positiva y tuviese utilidad.

16. Compare su propio ritmo, melodía y estilo con el de su empresa. (Escoja una alternativa para usted y una para su empresa y después únalas).

Soy como La empresa es como

(a) Un vals (a)

(b) Una marcha (b)

(c) Un tango (c)

(d) Un jazz (d)

17. Haga una lista de todas sus cualidades y defectos. Después pregúntese en qué forma sus amigos o relacionados realizarían la lista de sus principales cualidades y defectos. (Por cualidades y defectos entendemos ser cariñoso, confiable, desagradable, resentido, inteligente, considerado, amigable, comunicativo, razonable, terco, etc.) No consulte una lista. Es importante que esto se haga en forma espontánea.

YO MIS AMIGOS

---

Cualidades : Cualidades:

Defectos: Defectos:

18. Durante una fiesta de oficina X hace un comentario de mal gusto, que todos lo escuchan: ¡Realmente usted no puede conservar un trabajo! ¿Cuál sería la reacción más segura de la mayoría de los asistentes?

(a) Eso es típico de X; siempre mete la pata

(b) Debe existir una forma más sutil de hacer ese tipo de comentarios

(c) ¡Qué personaje! Indudablemente no es ningún hipócrita!

(d) Eso no es asunto de X

19. Haga una lista de las cualidades que necesite mejorar. ¿Cuántas son?

(a) Cuatro o cinco

(b) Ninguna

(c) Casi todas

(d) Muchas

20. Trate de dibujar un sociograma. Incluya a varios de sus amigos, colaboradores y relacionados en una especie de mapa. Después una a las diferentes personas con líneas. Cuando la relación sea de un solo lado, dibuje una flecha con la punta hacia usted o hacia la otra persona. Si hay una relación recíproca, dibuje una flecha en ambos sentidos. Puede obtener un dibujo aun más completo si indica la cercanía de la relación usando líneas de varios grosores. Por ejemplo, mire con atención la muestra que aparece a continuación.

Colaborador

Jefe Cliente
Usted


Subalterno

Usted obtiene una ilustración gráfica de qué tan popular es, cuántas relaciones posee y si sus relaciones son recíprocas o en un solo sentido. Ahora dibuje un sociograma para usted:

21. ¿Cómo se clasificará usted con respecto a su cordialidad (más) o frialdad (menos) emocional y con relación a sus colaboradores?

100 ----------------

75 ----------------

50 ----------------

25 ----------------

0 ----------------

22. Usted encuentra por primera vez a un colega nuevo. No está seguro de qué impresión le causó. Cuando lo encuentra de nuevo, usted percibe que su colega parece:

(a) Tener una impresión mejorada de usted

(b) Tener la misma impresión de usted

(c) Tener una peor impresión de usted

ANALISIS DEL INSTRUMENTO DE COMUNICACIÓN

INSTRUCCIONES: Lea detenidamente cada una de las preguntas del instrumento referido a la comunicación, tomado del texto ¿Es UD. un buen gerente? de Ernest Dichter y respóndalas en la hoja de respuesta que se presenta, señalando con una equis(x) o encerrando en un círculo, la alternativa seleccionada y luego, siga los pasos siguientes:

1.- Encierre o marque con un círculo la alternativa seleccionada en cada pregunta, en la hoja referida a la interpretación de los resultados.

2.- Consulte el cuadro resumen referido a la comunicación el cual señala los aspectos que mide cada variable evaluada , los ítems correspondientes y la interpretación de los resultados ,considerando el cuadro de características.

3.- Analice el grado de conocimiento de los colaboradores (preguntas 1 a 5) e interprete sus resultados, luego de sumar los puntajes obtenidos, de acuerdo con las características que se le señalan en cada aspecto del mismo.

4.- Luego, realice el análisis correspondiente al grado de interés por sus colaboradores (preguntas 6 a 10) e interprete sus resultados, luego de sumar los puntajes obtenidos, de acuerdo con las características señaladas.

5.- A continuación, realice el análisis correspondiente a sus relaciones en la empresa (preguntas 11 a 16) e interprete sus resultados, luego de sumar los puntajes obtenidos, considerando las características señaladas.

6.- Finalmente, sume los puntajes obtenidos en las preguntas 17 a 22, referidos a su nivel de autoestima e interprete los resultados, considerando las características señaladas.

INTERPRETACION DE LOS RESULTADOS

Luego de haber realizado el análisis correspondiente a cada una de las variables que miden el proceso de comunicación, considerando el instrumento elaborado por Dichter, elabore un informe de sus resultados y su opinión acerca de los mismos.

COMUNICACIÓN

(EL ATRIBUTO MÁS ADMIRADO DE UN GERENTE)

1. CONOCIMIENTO DE LOS COLABORADORES

2. INTERÉS POR LOS COLABORADORES

3. RELACIONES EN LA EMPRESA U ORGANIZACIÓN

4. NIVEL DE AUTOESTIMA

COMUNICACIÓN (HOJA DE RESPUESTAS)

ALT. N°	a	b	c	d	e	CARACTERISTICAS	INTERPRETACION
01						CONOCIMIENTO DE LOS COLABORADORES ALTO=26-32
02						MEDIO=18-25
03						BAJO=09-17
04
05						INTERES POR LOS COLABORADORES
06						ALTO= 16-20
07						MEDIO: 10-15
08						BAJO: 05-09
09
10
11						RELACIONES EN LA EMPRESA
12						ALTA: 18-27
13						MEDIA: 12-17
14						BAJA: 07-11
15
16
17						NIVEL DE AUTOESTIMA
18						ALTO=15-23
19						MEDIO=10-14
20						BAJO=06-09
21
22

COMUNICACIÓN (INTERPRETACION)

ALT. N°	a	b	c	d	e	CARACTERISTICAS	INTERPRETACION
01	S=04 N=01	S=04 N=01	S=04 N=01	P=02 M=04 AC=03		CONOCIMIENTO DE LOS COLABORADORES ALTO=26-32
02	1=02 2=03 3+=04	01	01	1=02 2=03 3+=04		MEDIO=18-25 BAJO=09-17
03	02	03	04	01
04	01	04	03	02
05	01	04	03	02		INTERES POR LOS COLABORADORES
06	01	03	02	04		ALTO= 16-20
07	01	02	03	04		MEDIO: 10-15
08	02	01	03	04		BAJO: 05-09
09	01	02	03	04
10	03	02	01	04
11	05	04	01	03	02	RELACIONES EN LA EMPRESA
12	04	03	02	01		ALTA: 18-27
13	02	01	04	05	03	MEDIA: 12-17
14	05	04	03	02	01	BAJA: 07-11
15	02	01	03	04
16	a=04 b=03 c=02 d=01	a=03 b=04 c=01 d=02	a=02 b=01 c=04 d=03	a=01 b=02 c=03 d=04
17	04	03	02	01		NIVEL DE AUTOESTIMA
18	01	04	03	02		ALTO=15-23
19	02	01	03	04		MEDIO=10-14
20	04	03	02	01		BAJO=06-09
21	01=0-25	02=26-50	03=51-75	04=+76
22	03	02	01

PUNTAJE E INTERPRETACIÓN

1. (a) Sí =4 (b) Sí =4 (c) Sí =4 (d) Poco =2

No=1 No=1 No=1 Algunas cosas 3

Mucho =4

2. (a) 1=2 (b) = 1 (c) = 1 (d) = 1=2

2=3

2=3 3 o más=4

3 o más=4

3. (a) = 2 4. (a) =1 5. (a) = 1

(b) =3 (b)=4 (b) = 4

(c) =4 (c)=3 (c) = 3

(d) =1 (d)=2 (d) = 2

Calcule su puntaje de acuerdo con los valores anteriores.

Si es un buen comunicador y se interesa por sus colaboradores, su puntaje debe estar entre 26 y 32. Usted asume una actitud más distante y trata de separar el trabajo de los demás asuntos, si su puntaje está entre 18 y 25. Un puntaje bajo, entre 9 y 17, lo describe a usted como a una persona muy poco interesada en la vida privada de sus colaboradores.

6. (a) =1 7. (a) = 1 8. (a) =2 9. (a) =1 10. (a) = 3

(b) =3 (b) =2 (b) =1 (b) =2 (b) =2

(c) =2 (c) =3 (c) =3 (c) =3 (c) =1

(d) =4 (d) =4 (d) =4 (d) =4 (d) =4

Calcule su puntaje de acuerdo con los valores anteriores.

El puntaje más alto está entre 16 y 20. Usted le pone atención a los puntos obvios pero también a los significados más profundos. Es un buen oyente Un puntaje entre 10 y 15 indica una tendencia promedio a mostrar interés en los colaboradores cuando le cuentan algo, pero igualmente una tendencia a evitar perder su tiempo si cree que el mensaje no es importante.

Un puntaje entre 5 y 9 lo califica como a un mal oyente. Usted y sus compañeros se beneficiarían si se capacitan para ser mejores oyentes.

11. (a) = 5 12. (a) =4 13. (a) =2

(b) =4 (b)=3 (b) =1

(c) =1 (c) =2 (c) =4

(d) =3 (d) =1 (d) =5

(e) =2 (e) =3

14. La distancia 1 tiene un puntaje de 5; distancia 2=4; distancia 3=3; distancia 4=1; distancia o más =1.

15. (a) =2 16. (a) – (a) =4 (b) – (b) =4 (c) – (c) = 4 (d) – (d) =4

(b) =1 (a) – (b) =3 (b) – (a) =3 (c) – (b) =1 (d) – (b) =2

(c) =3 (a) – (c) =2 (b) – (d) =2 (c) – (a) =2 (d) – (a) =1

(d) =4 (a) – (d) =1 (b) – (c) =1 (c) – (d) =3 (d) – (c) =3

Calcule su puntaje de acuerdo con los valores anteriores.

El puntaje más alto es 27. Un puntaje entre 18 y 27 indica que usted encaja muy bien dentro de la cultura de su empresa. Hablan el mismo lenguaje psicológico.

Un puntaje entre 12 y 17 muestra un sentimiento parcial de sentirse como en casa. La distancia se puede deber a que no se siente que exista una relación lo suficientemente cálida o a que existen dificultades para realizar cambios en su empresa, a menos que se use un mazo para ello.

Un puntaje entre 7 y 11 revela la presencia de desajustes en una o más áreas.

El primer paso es realizar el diagnóstico correcto. El segundo paso es cambiar la actitud del empleado o, si esto resulta imposible, la de la empresa. Las dos no tienen que ser idénticas. Una sinfonía se compone de varios pasajes, cada uno diferente, pero que forman parte de un todo armónico.

17. Si anotó más defectos que cualidades, asignese un 4. Usted es honesto y seguro de sí mismo. Si anotó más cualidades que defectos, parece seguro de sí mismo pero no es así. Le otorgamos un puntaje de 3. Si considera que sus amigos encuentran más defectos que cualidades en usted, lo interpretamos como una falta de seguridad en sí mismo y le asignamos un puntaje de 2. De otro lado, si sus relacionados o colegas enumeran más cualidades que las que se ha asignado, le damos un puntaje de 4. Usted está, sin lugar a dudas, muy seguro de sí mismo. El tipo de cualidades escogidas es también muy importante. (Usualmente encontramos más cualidades dentro del campo intelectual y mayores defectos dentro del emocional)

18. (a) =1 19. (a) =2

(b) =3 (b) =1

(c) =3 (c) =3

(d) =2 (d) =4

20. Entre más flechas en los dos sentidos pueda pintar, mejor. Asígnese un 4 si tiene más cuatro fechas de éstas. Por cada flecha menos o por una flecha en un solo sentido, reste un punto. Esta prueba tiene más valor si se realiza en forma de diagrama en donde se visualicen las relaciones con sus colaboradores. Es posible que se presenten puntajes negativos.

21. Hasta 25=1 22. (a) =3

26-50=2 (b) =2

51-75=3 (c) =1

Más de 75=4

Calcule su puntaje teniendo en cuenta los valores anteriores.

El mayor puntaje total está entre 15 y 23. Usted está muy seguro de sí mismo y acepta las opiniones negativas de otros sobre usted. El puntaje de 10 a 14, dependiendo de su configuración, puede haber estado influido por cierta frialdad o falta de contacto con los colaboradores. Es decir, más del 50 por ciento durante el pretest, consideraron que sus colegas tendrían una impresión mejorada después de dos reuniones adicionales.

Dimos un puntaje positivo aún en el caso de que hubiese enumerado defectos propios, o si sus colegas lo hicieron, ya que esto demuestra una disposición a verse a sí mismo en una forma real. Un puntaje entre 6 y 9 es un mal signo, si está ligado a una falta de disposición para mejorar.

Aporte: Dr.  Eustiquio Aponte