Control de un SIG 4.1

Concepto de control

 

Control

A diferencia de la planeación, enfocada hacia el futuro, el control observa el pasado y el presente. Es un complemento de la planeación, porque verifica el desempeño pasado y presente, para ver si se han cumplido los objetivos.

El proceso de control se basa en los siguientes pasos:

1. Establecer los objetivos
2. Medir el desempeño real
3. Comparar el desempeño real con los estándares.
4. Tomar las decisiones de control necesarias.

Hay muchos aspectos del control asociados con el uso de un sistema de información. Los SIG deben proporcionar la información de control necesaria para verificar las operaciones de las que son responsables los gerentes, ademas los gerentes deben asegurar que el control interno de los SIG como la integridad y seguridad de los datos.

Las salidas generadas por un SIG le permite a un gerente ejecutar los pasos de control de diversas formas, si un SIG produce mas y mejor información, los gerentes podrán mejorar la planeación y establecer objetivos realistas.

La simulación ayuda a establecer metas ya que muestra los efectos de diferentes decisiones con ciertas condiciones o escenarios y también ayuda al control porque resume y agrupa los datos reales que miden el nivel de desempeño.

El SIG indica cuando deben llevarse a cabo las decisiones, por ejemplo señalar cuando un articulo de un inventario requiere de un nuevo pedido a causa de varias salidas, generando también los montos de ese pedido. Es así como el Sig releva a los gerentes de tareas rutinarias de control, aprovechando de esta forma el tiempo para tareas de planeación y organización.

El proceso de control es cíclico y repetitivo, y sirve para ajustar las operaciones a los estándares preestablecidos. El control es un proceso compuesto de cuatro etapas:

1. Establecimiento de los estándares deseados: Los estándares representan el desempeño deseado. Son criterios o disposiciones arbitrarios que proporcionan medios para establecer lo que deberá hacerse y cual es el desempeño o resultado que se aceptara como normal o deseable.

2. Seguimiento o monitoreo del desempeño:Etapa del control que acompaña y mide del desempeño. Monitorear significa acompañar, observar de cerca, ver como marchan las cosas. Para controlar el desempeño es necesario conocerlo y obtener información acerca de este.

3. Comparación del desempeño con los estándares establecido: Obtenida la información sobre desempeño o resultado, la próxima etapa del control es compararla con los estándares establecidos. Toda actividad experimenta alguna variación, error o desviación. Por tanto, es importante determinar los limites en que esa variación podrá aceptarse como normal o deseable: la llamada tolerancia

4. Acción correctiva, si es necesaria.

Las variaciones, errores o desviaciones deben corregirse para que las operaciones se normalicen. La acción correctiva busca lograr que lo realizado este de acuerdo con lo que se pretendía realizar.

Criterios de control:

Debe que el proceso sea eficaz, debe atender los siguientes criterios:

1. El proceso debe controlar las actividades apropiadas: El control debe dirigirse a las actividades que deben y requieren ser controladas.

2. El proceso debe ser oportuno: El control debe efectuarse en el momento adecuado para señalar las desviaciones necesarias en tiempo real y permitir emprender las acciones correctivas.

3. El proceso de control debe mantener una relación favorable costo / beneficio: El control no puede costar mas que el elemento controlado.

4. El control debe ser preciso: Los procesos de control son indicadores de progreso y son la base para las acciones correctivas.

5. El control debe ser aceptado: Es importante que las personas acepten el control y comprendan los objetivos del proceso; que sientan que el control es necesario y que debe ejercerse.

Medios de control:

Los principales medios de control son:

1. Jerarquía de autoridad: La estructura organizacional preestablece los niveles jerárquicos para asignar autoridad y exigir obediencia para las jefaturas.

2. Reglas y procedimientos: La organización preestablece las reglas y los procedimientos que rigen el comportamiento de las personas y que prohíben lo que no debe hacerse.

3. Establecimiento de objetivos: Los objetivos sirven de guía a la acción de las personas.

4. Sistema de información verticales: La información vertical puede transitar en dos sentidos: ascendente y descendente. La información descendente lleva ordenes, mandatos, decisiones, aclaraciones y orientaciones para los subordinados. La información ascendente lleva noticias de eventos, resultados, aclaraciones y retroalimentación.

5. Relaciones laterales: Son comunicaciones entre pares, es decir, entre personas y cargos que ocupan el mismo nivel jerárquico en las organización.

6. Organizaciones matriciales: La estructura matricial es un intento de dinamizar la vieja organización funcional y departamentalizada hacia un grado mas elevado de organización por productos o servicios.