Los sistemas de información iniciaron su camino en las empresas en la
década de los noventa con el fin de cerrar la brecha entre
administradores, gerentes y ejecutivos y los ingenieros y técnicos en
informática, de manera que el conocimiento de los segundos pueda
facilitar y enriquecer el trabajo de los primeros.
La subutilización de la
tecnología en las empresas públicas y privadas delata una ignorancia
sobre el potencial de la informática. La resistencia la cambio, el temor
que generan las nuevas tecnologías para aquellos que están poco
familiarizados con ellas y un alto nivel de apatía son solo algunas de
las causas para que la gran mayoría de los equipos que se poseen se usen
apenas cono procesadores de texto.
Esta resistencia, hasta
cierto punto natural, poco a poco se ha ido venciendo, sobre todo en
las empresas privadas, pero sin embargo, el mundo de las computadoras
sigue siendo todavía el dominio de una serie de técnicos bastante
lejanos del común de los empleados. Esta separación entre los
especialistas en informática y el resto de la empresa es una gran
debilidad que se sustenta en la mala comunicación existente en ambos
sectores. El uso de lenguajes técnicos que no se explican o comparten es
solo otro aspecto del mismo problema.
Como parte de esta
separación, a veces muy profunda, entre el personal de informática y el
de los otros departamentos, se llega a creer que cualquier técnico en
informática está capacitado para atender todos los problemas y no son
pocas las historias en las que un digitador arruina todo un equipo por
haber hecho labores que no le correspondía pero que todos suponían que
podía realizar.
Por lo general los
especialistas en informática tienen la capacidad de generar programas y
conocen el papel primordial de la información. Personal de este tipo, ya
sean ingenieros de sistemas o de informática, graduados de computación
administrativa o similares, constituyen una fortaleza para las
instituciones y sin embargo, muy pocas veces son incorporados a los
equipos interdisciplinarios de trabajo.
Otro de los grandes
problemas se presenta cuando los mandos medios también desconocen el uso
y potencial de la informática y solicitan trabajos sin estar seguros
exactamente de lo que necesitan. Se pide por ejemplo una base de datos
pero no se dan las indicaciones específicas o, en casos más complejos,
se contratan asesorías para que realicen trabajos que un buen sistema de
información electrónica puede realizar. Se cae entonces en la
duplicación de funciones y en el despilfarro del presupuesto.
Al hablar de tecnología
informática se debe pensar en los equipos, los programas, los sistemas
de información y comunicaciones de manera integrada, como una sola
herramienta disponible y se debe buscar la manera en que ésta se vuelva
realmente útil para el logro de los objetivos de la empresa.
La falta de
instrumentos para medir los beneficios de un sistema de información
estratégica ha provocado que no se puedan cuantificar los costos y las
ganancias de forma que el uso de estos sistemas como herramienta pueda
valorarse tanto en términos monetarios como de servicios finales. Cuando
el gerente no sabe valorara el potencial de los sistemas de
información, lo único que puede cuantificar es el gasto de un
departamento y un montón de empleados que compran equipo nuevo dos veces
por año.
El uso de los sistemas
de informática debe ser parte de la labor gerencial facilitando la
información, el seguimiento de los procesos y el planteamiento de nuevas
estrategias en todos los campos. Se debe introducir la informática en
la toma de decisiones (acción gerencia). Esto requiere una actitud
positiva hacia la tecnología que implique cambiar, no solo los equipos
sino la misma estructura de la organización, los procesos y los
procedimientos.
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