Sistema para la toma de Decisiones 5.8

Ofimática

 

Concepto de Ofimática

Ofimática es la perspectiva que estudia el uso de tecnologías de la información en el trabajo de las oficinas. En este sentido pueden servir como modelo teórico de análisis de entornos ofimáticos los excelentes trabajos de Sáez Vacas sobre ofimática, complejidad e innovación tecnológica en la organización.

Es un estilo de hacer las cosas, mas que una disciplina.

Un entorno ofimático de trabajo es aquel orientado a la producción de documentos por un trabajador no informático, basado en aplicaciones de propósito general, que apoyan su trabajo técnico, permitiéndole elaborar documentos, organizar información y comunicarse con su entorno organizativo. Quedan excluidos los sistemas de información corporativos, estructurados y bajo la supervisión de analistas informáticos, orientados hacia datos estratégicos y operacionales.

Características Generales de la Ofimática

La ofimática se ocupa de problemas variados, inestructurados o parciales con cargo a individuos de profesión no informática.

Trata de pequeñas masas de datos y una información básicamente orientada al mantenimiento dinámico de las relaciones estructurales de la empresa dentro de un entorno determinado. En lo que tiene de informática, lo es sobre todo textual y de comunicaciones. En consecuencia, excluye las grandes funciones de producción de la empresa: tratamiento científico, cálculo de nóminas, gestión de stocks, contratación o gestión de servicios sistemáticos a clientes, control de procesos industriales, supervisión de procesos energéticos, facturación en masa, simulación de procesos físicos, conmutación de redes, distribución, etc.. Las excluye pero se conecta con ellas.

La ofimática se inserta dentro de la variable cantidad de caos que existe dentro de un sistema sociotécnico como es la organización. Son herramientas y sistemas adaptados a la desestructuración, al individuo, a la creatividad.

El Trabajador del Conocimiento y la Documentación Personal

Sobre la jerarquía de los puestos de trabajo en la organización, se sitúa en un nivel intermedio un grupo denominado trabajadores del conocimiento (knowledge workers), expresión del teórico Peter Drucker, y que se conoce a veces como simplemente técnicos. Las necesidades de gestión de información de este tipo de trabajador, cualificado, pero todavía no situado en los puestos de dirección, son las que más se adaptan a los modelos ofimáticos de organización y manejo de información que aquí se plantean.

De esta manera se puede volver a definir ofimática como "aplicaciones y sistemas informáticos de propósito general de apoyo al trabajo intelectual"

Las funciones de los trabajadores del conocimiento suelen implicar un uso intensivo de documentación, tanto la consulta y explotación de fuentes documentales como la creación de múltiples informes, proyectos, evaluaciones, etc. Actualmente el apoyo que prestan los sistemas y herramientas informáticas a la productividad de estos trabajadores es precario. Disponen de mayor capacidad de manipular datos mediante aplicaciones ofimáticas estándares, de organizar información en bases de datos, de realizar consultas al almacén de datos corporativos.

Los sistemas informáticos tienen hábilmente encauzada la que se puede llamar etapa de sistemas de información operativo-estratégicos, el proceso de datos. Sin embargo afrontan con dificultades la información no estructurada que forma el sistema nervioso de la organización. Mientras que "el trabajo es dinámico y multidimensional, las tecnologías orientadas hacia la máquina han dado como resultado sistemas estáticos y unidimensionales".

La aplicación de conocimiento es común a todos los puestos de trabajo, y por ello, en mayor o menor medida, el problema ofimático afecta a todos. En el resto de los niveles de la organización ( alta dirección, dirección táctica, trabajadores de datos y operarios) las aplicaciones se van especializando más, permitiendo un mayor grado de diseño estructurado, como puede el ser la gestión de almacenes, contabilidad, sistemas de control de fabricación y seguimiento de operaciones. En la alta dirección las aplicaciones estrella son aquellas de soporte a la decisión (DSS) y de análisis de datos, así como el control.

La función técnica, el trabajo intelectual, en la organización suele llevar asociada la documentación personal. Cada individuo desarrolla su propio archivo personal, en archivos ofimáticos y papel. En esta documentación está una parte importante del caudal de conocimientos del técnico. Se caracteriza por ser una ayuda directa en el trabajo, exigir un tratamiento sencillo y desviado del tratamiento documental estándar, subjetividad, y sobre todo por no suponer un estorbo al trabajo.

Sin embargo la producción y acceso a documentos en entornos ofimáticos hace que se alcance más rápidamente un volumen crítico y complejidad creciente. Además se produce una fractura entre Conocimientos de la organización / conocimientos de los trabajadores, de modo que la documentación almacenada en estos sistemas no aumenta el potencial informativo de la organización como sistema.

Historia

Las primeras aplicaciones de la informática fueron sobre los datos y las operaciones. Existen modelos de datos, metodologías de diseño de sistemas, etc. que permiten controlarlos. Por ello la primera aplicación ofimática que fue en gran éxito en las organizaciones fue la Hoja de Cálculo Lotus, que permitía operar con datos, hacer cálculos dinámicos. De esta manera los datos se acercaban al técnico, que podía trabajar con ellos cómodamente, de manera creativa, y crear documentos. La aplicación ofimática se caracteriza por crear documentos. Por ello el programa ofimático por excelencia es el Procesador de Texto. Alrededor de estos dos programas han ido apareciendo otras aplicaciones: bases de datos, agendas, programas de presentaciones, etc. junto con aplicaciones especializadas tales como diseño gráfico, diseño técnico, gestores documentales, etc.

Este tipo de aplicaciones se encuentra bajo un doble paradigma: PARADIGMA DEL ARCHIVO Y PARADIGMA DE LA APLICACIÓN.

• Paradigma del archivo: Cada documento es un archivo del sistema operativo, que el usuario debe guardar con un nombre, en un directorio de la unidad de almacenamiento. Este paradigma recientemente ha superado el síndrome de los ocho caracteres o del MS-DOS.
• Paradigma de la aplicación: Cada tipo de documento se manipula por una aplicación concreta. No solo se segmenta por tipos (texto, datos, gráficos) sino que también por nombre del producto concreto (Word, WordPerfect, AmiPro)

En conjunto esto supone unos sistemas ofimáticos orientados a la aplicación, donde el usuario ve programas, y a través de los cuales abre archivos, que equivalen a documentos reales.

La evolución reciente de estas aplicaciones ha tendido hacia la Integración, lo que significa poder compartir datos entre aplicaciones y acceso simultáneo y homogéneo a las funcionalidad de cada programa. Esta integración es la que se ha llamado Paquetes integrados, Suites y recientemente Office. Esta integración ha sido facilitada por los entornos gráficos, Windows y Mac, y promete mejorar el entorno de trabajo, haciéndolo más cómodo.

Ofimática cooperativa: Redes, Comunicaciones y Trabajo en Grupo

El concepto de ofimática se ha venido asociando al entorno del PC, al ordenador aislado, que ha sido la herramienta asistente del trabajador del conocimiento. Aunque el PC se encontrase conectado a una red, las funciones documentales (creación de documentos de conocimiento) estaban ajenas en parte al entorno de red que permitía compartir impresoras, acceder a bases de datos corporativas, ejecutar programas en red, o funciones rudimentarias de archivo tales como unidades de red compartidas por grupos.

En los últimos años, y en especial dentro de las organizaciones, ha tenido un impulso tremendo el trabajo en redes de ordenadores. Incorporan a las estaciones de trabajo la comunicación a través de correo electrónico, al acceso a bases de datos documentales, el flujo de trabajo y la apertura a los recursos de información de Internet. Se puede entender como una combinación de documentos y comunicaciones. Esta realidad exige incluir dentro del paradigma ofimático documental nuevos aspectos.

Las aplicaciones de trabajo en grupo (groupware) se venden como el santo grial para afrontar la crisis de información de las organizaciones. La mayoría de ellas pretenden integrar el correo electrónico y las posibilidades de comunicación dentro de un sistema de información corporativo, a través de foros, grupos de discusión, boletines, etc. Al mismo tiempo también posibilitan el acceso a bases de datos corporativas de documentos, intentando multiplicar la potencia documental de las organizaciones, y conectando estos depósitos documentales con el Sistema de Información.

En este tipo de aplicaciones se engloban los programas de Gestión Electrónica de Documentos, que ofrecen un entorno de trabajo orientado al documento, en todo su ciclo vital: creación, circulación, archivo, eliminación, difusión, recuperación, etc. Estas aplicaciones pueden ser muy ambiciosas en su concepción del sistema documental, integrando todos los tipos de organización de información disponibles y todos los tipos de documentos. Los componentes de esta tecnología son:

• IMAGING: Por Imaging se entiende el conjunto de técnicas para el proceso de imágenes de documentos. Esto es: digitalizar documentos en papel, presentarlos en pantalla. También se asocia a estas técnicas el control del almacenamiento en soportes ópticos.
• OCR: Asociada a las técnicas de imaging, pero con entidad para constituir una disciplina propia, el reconocimiento óptico de caracteres es su complemento ideal. Permite una digitalización no solo del documento físico, sino también de la información en el contenida.
• Groupware: Sobre la estructura tecnológica de las redes, que permiten compartir recursos informáticos (Impresoras, aplicaciones, archivos) estas aplicaciones permiten compartir información: correo electrónico, documentos compartidos, agendas corporativas, grupos de discusión, etc.
• Flujo de trabajo: Aunque podría incluirse dentro del groupware, son un conjunto de técnicas para planificar el proceso de información en conjunto, la circulación controlada de documentos, con elobjeto de agilizar los procesos operativos de una organización (workflow).
• SGD: Aplicaciones que permiten organizar y recuperar información, contenida en registros odocumentos. Explotan las posibilidades de búsqueda documental y en texto libre.
• SGBD relacionales: Permiten sistematizar los datos de la organización. Son sistemas de información muy normalizados: gestión económica, almacenes, personal. Gestionan gran cantidad de datos de forma muy coherente.
• Ofimática: Aplicaciones informáticas de apoyo al trabajo intelectual: procesadores de texto, hojas de cálculo, agendas, bases de datos. Son usadas por los trabajadores para procesar y organizar información. Generan gran cantidad de documentos digitales y maneras alternativas de acceso a la información.
• Bases de Datos multimedia: Todo puede ser digitalizado. La tendencia es a integrar en los mismos sistemas documentales cualquier tipo de documento digital, y sobre todo a la creación de documentos compuestos.

El reto para la ofimática cooperativa es el de los documentos compartidos. No basta con poder enviar documentos por correo electrónico, o tener unidades de almacenamiento en red, sino que es necesario poder elaborar documentos en equipo, y que los documentos no sean entidades aisladas, sino que se integran dinámicamente en un sistema corporativo, a todos los niveles: individual, departamentos, grupos de trabajo, delegaciones y organización.

Por otro lado las telecomunicaciones han entrado en su madurez documental, una vez superada la etapa de los terminales, en la que el acceso a la información no permitía su manipulación como documentos, sino solo la consulta. Podemos decir que Internet es ofimático, pues no se aísla del resto de las aplicaciones de escritorio. Los documentos web se pueden integrar en el sistema documental, y las aplicaciones ofimáticas se usan para generar información web. De esta manera puede crecer aceleradamente el número de documentos en circulación dentro de un sistema, haciéndose necesario un entramado lógico que permite su gestión eficaz. También plantea un nuevo tipo documental: el hiperdocumento. Se caracteriza por basarse en las relaciones asociativas entre elementos de distintos documentos, e integrar información multimedia.

La máquina documental

El ordenador no es únicamente una máquina de cálculo, sino un procesador simbólico. Y como tal puede entenderse en su conjunto, ya sea un ordenador aislado o una red, como un sistema documental, donde se plantean los problemas tradicionales de archivo, respresentación y recuperación de información. Se añade sin embargo a las tareas documentales la de elaboración.

Es pues un artefacto que asume todas las tareas de la teoría de la cadena documental en sentido extendido. Ya Paul Otlet recoge en su tratado esta tecnología tipo, denominándola Máquina documental (Izquierdo, 1995, pp.126-127). No estamos ya hablando de un computador digital.

Tratamos con una maquina que procesa documentos, y que permite tratar como documentos las comunicaciones, los datos, etc.. Las operaciones de documentar y crear, quedan unidas en una misma herramienta tecnológica, que está abstraída de las restricciones de los sistemas operativos tradicionales.

La máquina documental es un sistema informático donde todas las funciones que se realizan con documentos están enmarcadas en un diseño previo que garantiza su archivo y recuperabilidad. En realidad más que una aplicación concreta sería un entorno de trabajo que sustituye gran parte de la interacción entre usuario y sistema a un alto nivel. No sustituye al Sistema Operativo en las tareas básicas de mantenimiento, entrada/salida y gestión de dispositivos, sino en las de organización y presentación lógica de la información. En este sentido el estándar ATRIO (Almacenamiento, Tratamiento y Recuperación de Información de Oficinas) plantea como objetivo que el trabajador podrá "generar información a través de procesadores de texto y hojas de cálculo y almacenarla y recuperarla, tanto en imagen como en texto, desde una única interfaz.

ATRIO supera, pues, el tradicional concepto de Gestión Electrónica de Documentos (GED), para entrar de lleno en el aún más moderno y eficiente concepto de Gestión Integrada de Documentos (GID). Podríamos llamar a esto un Sistema Operativo Documental, situado un nivel por encima del S.O. habitual, que gestiona las operaciones con documentos.

Por otro lado la máquina documental está orientada al individuo. Todo sistema documental debe estar cercano a la estructura mental de su usuario, de tal manera que sea en primera instancia un sistema documental personal, subjetivo, particular, pero al mismo tiempo integrado con el sistema documental de la organización.