La palabra organización puede adoptar varios significados en administración, de los cuales los dos principales son:
1.
Organización como entidad social orientada hacia los objetivos
específicos y estructurada de manera deliberada. La organización es una
entidad social porque esta constituida por personas, y se halla
orientada hacia objetivos porque esta diseñada para alcanzar resultado;
por ejemplo, obtener ganancias (empresas en general), proporcionar
satisfacción social (clubes), etc. Esta estructurada deliberadamente
porque divide el trabajo, y su ejecución se asigna a los miembros de la
organización. Esta definición se aplica a todos los tipos de
organizaciones, aunque tengan o no animo de lucro, como empresas
fabriles, bancos, empresas financieras, hospitales, clubes, iglesias,
etc. La organización puede visualizarse desde dos aspectos distintos:
1.a.- Organización formal: basada en una división del trabajo que especializada órganos y funciones en determinadas actividades. Es la organización planeada o definida en el organigrama, consagrada por la dirección y comunicada en todos los manuales de la empresa. Es la organización formalizada de modo oficial.1.b.- Organización informal: surge de modo natural y espontáneo, debido a las relaciones humanas que establecen las personas que desempeñan cargos en la organización formal. Se basa en relaciones de amistad (o de antagonismo) y el surgimiento de grupos que no aparecen en el organigrama ni en ningún otro documento formal.
2.
Organización como función administrativa y parte integrante del proceso
administrativo: en este sentido organización se refiere al acto de
organizar, integrar y estructurar los recursos y los órganos
involucrados en su organización; establecer relaciones entre ellos y
asignar las atribuciones de cada uno.
Las organizaciones consisten en:
- Dividir el trabajo, es decir, determinar las actividades para alcanzar los objetivos planeados (especialización).
- Agrupar las actividades en una estructura lógica (departamentalización).
- Designar a las personas para que ellos las lleven a cabo (cargos y tareas).
- Asignar los recursos necesarios.
- Coordinar los esfuerzos.
Alcance de la organización:
Organización en el nivel global: abarca
la empresa en su totalidad. Se denomina diseño organizacional, que
pueden ser de tres clases: organización lineal, funcional y línea -
staff.
Organización en el nivel departamental: es
la organización que abarca cada departamento de la empresa. Se denomina
diseño departamental o simplemente departamentalización.
Organización en el nivel de tareas y operaciones: organización
enfocada hacia cada tarea, actividad u operación especifica. Se
denomina diseño de cargo o tareas y esta constituido por la descripción y
el análisis de cargo.
Tipos de organización:
Organización lineal: es
el tipo de organización más antiguo y más sencillo, se basa en el
principio de la unidad de mando. Sus características principales son la
autoridad única basada en la jerarquía, los canales formales de
comunicación, la centralización de las decisiones y su configuración
claramente piramidal. Presenta grandes ventajas: su estructura simple y
de fácil compresión, la gran delimitación de la responsabilidad de cada
órgano, la facilidad de implementación, su estabilidad y adecuación a
organizaciones de tamaño pequeño. Sus desventajas: radican en el mando
autocrático, la tendencia a la rigidez y la inflexibilidad, la falta de
especialización, el énfasis en los jefes que quieren hacerlo todos
(generalistas) y la congestión de los canales o líneas de comunicación a
medida que la empresa crece. En consecuencia, la organización lineal es
la adecuada para la organización pequeña, rutinaria, de vida corta o
que todavía este en su etapa inicial de formación.
Organización funcional: se
basa en el principio funcional, es decir, en el principio
especialización. Sus características principales son: autoridad
funcional o dividida, líneas directas de comunicación, descentralización
de las decisiones y énfasis en la especialización. Sus ventajas
descansan en la supervisión técnica, debido a la especialización de los
órganos, y a las comunicaciones directas y sin intermediario. Sus
desventajas residen en la múltiple subordinación, que provoca dilución
de la autoridad de mando, tendencia a la competencia entre los
diferentes especialistas, confusión en cuanto a los objetivos, y
surgimiento de tensión y conflicto en la organización. La funcional es
la mas indicada cuando la organización es pequeña o cuando es necesario
delegar transitoriamente la actividad funcional en algún órgano para
implementar un programa o evaluar alguna actividad.
Organización línea - staff: es
una combinación de la organización lineal y la funcional que maximiza
las ventajas de ambas y reduce sus desventajas, aunque en el fondo
predomine las características lineales. Existen órganos de línea (de
ejecución o de operación) y órganos de staff (de consultaría, asesoria o
incluso, la presentación de servicio especializado). Se caracteriza
especialmente por la función de la estructura lineal con la estructura
funcional lo cual permite la coexistencia de líneas o canales formales
de comunicación y la prestación de asesoria funcionales, y la separación
de órganos operacionales (de línea) y órganos de apoyo (staff o
asesoria); también permite la coexistencia de la jerarquía de mando y la
especialización técnica. Presenta la siguiente ventajas: oferta interna
de asesoria especializada e innovadora, manteniendo el principio de
unidad demando y la actividad conjunta y coordinada de los órganos de
línea y staff. Sus desventajas radican en la posibilidad de conflicto
entre los órganos operativos (línea) y los de asesoria (staff), y la
dificultad para mantener el equilibrio dinámico entre el poder de los
órganos de línea y el poder de los staff. En la actualidad, la
organización de línea - staff es el tipo de organización mas utilizada en las empresas.
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