Sistema para la toma de Decisiones 5.1

El Proceso de Toma de Decisiones

 

 La toma de decisiones es una de las actividades mas comunes en las empresas, en todos los niveles.

Tipos de Decisiones

1. Determinísticas:
2. Probabilísticas:
Sin riesgo ni incertidumbre. Son raras.

• Cerradas: Alternativas de actuación, consecuencias bien definidas.

Estáticas: Sin cambios.

Dinámicas: Las alternativas y las consecuencias cambian.

• Abiertas: Alternativas, consecuencias e hipótesis no están definidas, requieren estructuración previa a la decisión.

Areas de Decisión

• Planeación Estratégica.
• Control Administrativo.
• Control Operacional.

La planeación estratégica se orienta a decisiones a largo plazo, como el desarrollo de objetivos y la asignación de recursos, un ejemplo sería el lanzamiento de un nuevo producto. El Control Administrativo es a mediano plazo como por ejemplo el desarrollo de un nuevo sistema de información. Las de control operacional se centran en problemas cotidianos como una orden de compra.

El proceso de toma de decisiones siguiendo el modelo de Simon puede resumirse en fases o etapas:

• Reconocimiento del problema
• Generación de alternativas de solución para el problema.
• Evaluación de las alternativas y selección de la mejor.
• Seguimiento de la selección.

Modelos de Decisión

Modelo de Nixon & Glover 1984:

Etapas:

1. Definición del problema.
2. Selección de objetivos.
3. Estrategias (contar con recursos)
4. Puesta en práctica.
5. Evaluación.

Modelo de Krumboltz 1983:

 Se trata de un modelo fundamentalmente de decisión vocacional.

1. Definir el problema

• Explorar e identificar el problema.
• Examinar las expectativas y las creencias.
• Establecer fines.

2. Establecer plan

• Trazar plan.
• Fijar tiempos.

3. Identificar alternativas

• Informarse de opciones.
• Examen lógico de dificultades.

4. Evaluación de sí mismo

• Evaluar destrezas.
• Clarificar valores.
• Priorizar necesidades.

5. Investigar resultados posibles

• Estudiar consecuencias de cada alternativa.
• Estudiar costes de cada alternativa.
• Estudiar beneficios de cada alternativa.

6. Eliminar sistemáticamente alternativas

• Comparar costes - beneficios de las alternativas.
• Eliminar alternativas.

7. Fijar acción

• Desarrollar tentativas.
• Hacer planes.

La Toma de Decisiones

Herbert Simon, Premio Nobel de economía, afirma que la toma de decisiones es sinónimo de gerencia. El gerente es un tomador de decisiones.

El proceso de toma de decisiones básicamente consiste en la escogencia de una entre varias alternativas. Pero no se trata de un proceso sencillo porque ocurre bajo una serie de condiciones entre las que destacan poca información, riesgos, incertidumbre, conflicto o peor aún, bajo la certidumbre de las reacciones que provocará la decisión tomada.

Cada día y en cualquier circunstancia se toman decisiones pero no siempre se tiene claro cual es el proceso por el cual se toman las mejores decisiones. aún y bajo la presión del tiempo.

Toda toma de decisión parte de la identificación de un problema, luego se establecen los criterios de solución, la evaluación de las alternativas de solución y la escogencia de una e ellas.

Por ejemplo una persona debe solucionar el problema de cómo transportarse a diario a su trabajo, para solucionar este problema necesita recolectar información sobre todo el transporte disponible en la ciudad. A la hora de evaluar las alternativas de solución descarta los helicópteros por absurdos, las motocicletas por peligrosas, las bicicletas por cansadas y el caminar por cuestión de tiempo, decide analizar seriamente el taxi, el autobús y el automóvil. Nuevamente procede a evaluar las alternativas y descarta el taxi por lo caro y las dificultades de disposición, descarta el autobús por lento e incómodo y decide quedarse con la alternativa de comprar un carro. En este punto hay un problema resuelto y una decisión tomada pero se abre un nuevo ciclo preguntándose cuantos sistemas para comprar carro hay disponibles, cuantos tipos y marcas de carros hay en el mercado, etc.

La definición de alternativas depende de la necesidades y condiciones específicas de cada momento. Simon plantea que si se tienen muchas soluciones, hay que elevar los criterios y si hay muy pocas, se deben bajar los criterios. Según estudios psicológicos, los seres humanos podemos manejar entre siete y tres alternativas simultáneamente.

1. Cómo Tomar Mejores Decisiones

Lo primero que se necesita es manejar toda la información disponible. Esto implica dedicar tiempo a la búsqueda de datos. En el caso del gerente esta debe ser una actitud permanente que implica estar al tanto de las noticias y de reuniones con colegas. Esta suele ser una de las actividades más incomprendidas pues muchos de los empleados piensan que el jefe está perdiendo el tiempo.

El segundo paso consiste en tratar de usar métodos cuantitativos. Una persona decide pedir un préstamo para comprar una casa, sabe que las tasas de interés para préstamos personales están en el nivel más bajo e los últimos años y sabe también que los prestamos a nombre de empresas son reducibles del impuesto sobre la renta, esto le plantea dos opciones y para evaluarlas debe utilizar métodos cuantitativos tan solo un poco más complejos de los que se usan en las compras cotidianas.

El proceso de toma de decisiones es bastante complejo y sin embargo se reproduce a cada momento en el funcionamiento de nuestro cerebro. El cerebro humano es como una computadora que, a través de reacciones químicas, detecta problemas, recoge información y analiza opciones. El lado izquierdo del cerebro se encarga de portar la soluciones lógicas y de un carácter mecánico, el lado derecho aporta ideas creativas e innovadoras.

Esta misma situación se presenta en las empresas en las cuales algunos sectores y departamentos actúan como el lóbulo cerebral derecho y otras como el izquierdo.

Aunque tradicionalmente la toma de decisiones en una empresa recae sobre la cúpula, se debe procurar que esta delegue esta responsabilidad en todos los niveles de manera que todos comprendan la importancia de estos procesos y se comprometan con la ejecución de las acciones decididas.

D. Definiendo Problemas

Un problema es una situación que crea conflicto, la desviación de un estándar, algo que se esperaba y no ocurrió, una necesidad que requiere ser satisfecha.

Siempre se deben analizar las causas del problema, así como sus alcances, el contexto en el que surge, los aspectos prioritarios, lo que es y lo que no es parte del problema así como sus aspectos positivos y negativos.

Una vez definido el problema se debe elegir un curso de acción que maximice los aspectos positivos y que tome en cuanta todas las posibles alternativas, incluyendo un plan de contingencia. No hay mayores diferencias entre los procedimientos del análisis FODA, la toma de decisiones y la solución de problemas. De la misma manera, ninguna solución sirve si no se lleva a la práctica.

Ante un problema se pueden tomar acciones preventivas para evitar que el problema se repita, medidas correctivas que son las que solucionan el problema o , en el peor de los casos, acciones interinas que dejan pasar el problema esperando que desaparezca. Existen también las acciones contingentes para el caso de que alguna de las aciones previstas falle. Estas medidas de contingencia pueden tenerse listas en planes que contemplen las solución de problemas potenciales.